Archivo

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  • Publicado : 23 de marzo de 2010
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Indice
Tema
1. INTRODUCCION
2. CONCEPTO
3. IMPORTANCIA
4. FINALIDAD DE LAS REGLAS DE CLASIFICACION DEL ARCHIVO
5. CONSERVACION
6. MUEBLES DE ARCHIVOS MAS CONOCIDOS
7. TIPOS DE ARCHIVOS
8. SISTEMAS DE ARCHIVOS
9. TRANSFERENCIA Y ELIMINACION DE ARCHIVOS
10.ORGANIZACIÓN DE UN SISTEMA DE ARCHIVOS
11. BIBLIOGRAFIA

1. INTRODUCCION
Querido lector te invito a conocer este trabajo, habla sobre las tecnicas de archivo no prometo que sea el trabajo mas largo ni mucho menos el mas corto pero si es un trbajo completo que tiene toco lo que se necesite saber acerca del tema

2. CONCEPTO:
El proceso de decepcionar, ordenar, clasificar, y conservaradecuadamente los documentos en un lugar determinado con fin de localizarlos facil y rapidamente y protegerlos de perdidas y deterioros etc.
Los documentos son colocados en un debido orden debidamente clasificados toda la correspondencia, papeles y otros documentos relacionados con el individuo o firma y a la vez facilitar su localizacion y manejo.
Es un sistema que nos va a permitir clasificar ybuscar rapidamente los documentos

3. IMPORTANCIA:
Representa la memoria de un negocio o conservacion de los documentos. Solo se guardan los documentos importantes.

4. Finalidad de las reglas de clasificacion de un archivo
Un archivo no tiene mayor valor cuando los documentos que contiene no pueden ser localizadon con prontitud. Si cada persona inventara sus propias reglas para decidir dondeguardadr un documento, solo esa persona podria encontrarlo, por lo tanto es necesario observar reglas fijas que permitan seleccionar y ordenar los titulos y de esta manera poder archivar todos los documentos adecuadamente.

5. Conservacion:
Archivo inactivo.- guardado por varios años
Archivo central.- sotano, guardado en documentos de años tras años
Archivo activo.- son losdocumentos actuales

6. Muebles de archivo mas conocidos:
El archivador horizontal:
Es el uso de gaveta para fines de archivo. Consiste en colocar los papeles en posicion horizontal, uno encima de otro sin doblarlos.
El archivador lateral:
En este metodo los documentos se apoyan sobre uno de los lados del archivador (estante), n este se va colocando uno junto al otro como los libros de unabiblioteca y el titulo del documento debe anotarse en el lomo. Este metodo es adecuado para archivar libros y archivadores de palanca, discos, etc.
El archivador vertical:
En este metodo los documentos se archivan en forma vertical en formas colgates uno detrás de otros y por lo general se archivan en carpetas (file), consiste en juntar toda la informacion referente a un individuo, empresa ,lugar o asunto. Este metodo prevee mayor apariencia, mayor visibilidad, mayor exactitud, y facilidad para archivar o encontrar documentos asi mismo ocupa menos espacio.
7. Tipos de archivos
Archivo activo:
Este tipo de archivo esta formado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuantran pendientes en respuesta o solucion y los documentos de años anteriores que mantengan suvigencia y sena de consulta frecuente.
Archivo semiactivo:
Esta formado por los documentos no activos de mas de un año que son materia de consulta aunque no frecuente
Archivo pasivo:
Esta formado por los documentos activos cuya consulta eventual permiten que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o historico que por su importanciapueden tener empleo en lo administrativo.
8. Sistema de archivos
Archivos alfabeticos:
Viene a hacer la asociacion de letras desde la “A” hasta la “Z” ejemplo: exsa, famesa
Sistema numerico:
Viane a hacer asociacion de numeros se hubica por los primeros por ejemplo:
-factura nº 159
-factura nº 160
Sistema geografico:
Se halla mediante el distrito, departamento, ciudad, etc
Arequipa / cesar...
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