Archivo

























1. Cuadro.

Acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el articulo 15 de la ley General de Archivo 594 del 2000.
Resumen:
Por medio del cual se desarrolla el articulo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000.
Este ultimo establece que los servidores públicos al desvincularse, ya sea de forma temporal o definitiva, de las funcionestitulares deberá entregar debidamente inventariado, toda clase de documento y archivo que tenga a su cargo de acuerdo a las normas y procedimientos que establezca el archivo general de la nación.
Este mismo articulo, establece también, que estos documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión publica.
Se considera también como deber de todo servidor publico,custodiar y cuidar toda documentación e información que por razón de su cargo o función conserve bajo su cuidado o a lo que tenga acceso.
Igualmente se señala que a los servidores públicos les esta totalmente prohibido destrozar o dar lugar a perdida, de elementos, documentos o expedientes que por razón de sus funciones lleguen a su poder. Por tanto, siendo la documentación de la administraciónpública, producto y propiedad del estado, no podrá el servidor publico al desvincularse de sus funciones titulares retirar documento o archivo alguno; ya que esto al igual que la destrucción, ocultamiento y supresión de documento publico, es "delito contra la fe publica" sancionado por el código penal colombiano.
Por lo cual, el acuerdo 038 de 2002 nos documenta acerca de la "responsabilidad delservidor publico frente a los documentos y archivos"; valiéndose del instructivo formato único de inventario documental para que en caso de vinculación o desvinculación, se recibirá o entregara según el caso, los archivos y documentos públicos, debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión publica.
El procedimiento normal se hará por intermedio de los secretarios generaleso de quien haga sus veces que deberá garantizar que en los manuales de funciones se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los seguidores públicos.
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentosy archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.

ARTICULO SEGUNDO. Todo servidor público al ser vinculado, trasladado o desvinculado de su cargo, recibirá o entregará según sea el caso, los documentos y archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.


ARTICULO TERCERO. La entrega y recibo de los documentos y archivos a que se refiere elartículo anterior, se hará de conformidad con la Tabla de Retención Documental. Para tal efecto, se diligenciará el formato único de inventario, en concordancia con su instructivo: numerales 2,3,4,5,6,8,9,10,11,12,13,14,16, 17, 18 y 19, señalados en el presente artículo. Del numeral 10 se exceptúa lo relacionado con transferencia y del numeral 16 igualmente lo relacionado con estado de conservación.ARTICULO CUARTO. Las entidades públicas tendrán en cuenta los procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones administrativas señaladas.

ARTICULO QUINTO. Los servidores públicos que se trasladen, retiren oposesionen omitiendo la entrega y el recibo de los documentos y archivos de gestión, sin los procedimientos anteriormente señalados, responderán ante las autoridades por las consecuencias de esta omisión.

ARTICULO SEXTO: El Archivo General de la Nación podrá de oficio o a solicitud de parte, hacer visitas de inspección para verificar el cumplimiento de este Acuerdo.

ARTICULO SÉPTIMO: El...