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Reglamento del Sistema de Archivos

TITULO PRIMERO
Capitulo único
Disposiciones generales

Artículo 1. El presente Reglamento establece las disposiciones generales para la integración, organización y funcionamiento del Sistema Institucional el cual es de observancia obligatoria para las áreas del mismo.

Artículo 2. El archivo forma parte del patrimonio del Estado de acuerdo a loestablecido en el artículo 5, fracción XIII de la Ley General de Bienes del Estado, por lo que, es responsabilidad de los servidores públicos que tienen a su cargo archivo documental, el cuidado y conservación del mismo.
Artículo 3. Los ciudadanos, podrán tener libre acceso a los documentos que obren en los archivos del Instituto, observando lo establecido en ley, la Ley de Documentación y elpresente reglamento.
Artículo 4. Además de lo dispuesto en los artículos 6 y 8 de Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del y los artículos 2, 35 y 39 de la Ley Estatal de Documentación y Archivos , para los efectos de este Reglamento y con la finalidad de lograr uniformidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materiade archivos, se entenderá por:
I. Catálogo de disposición documental. Instrumentos mediante el cual se establecen los valores primarios y secundarios de los expedientes y/o documentos y se establecen los tiempos de conservación de los mismos.
II. Cuadro general de clasificación: Instrumento técnico que refleja la estructura de un archivo equivalente a catálogo general de informaciónarchivística.


IV. ISAD-G: Norma Internacional de Descripción Archivística, al instrumento normativo utilizado para homogenizar la descripción archivística, aprobado por el Consejo Internacional de Archivos y el Archivo General de la Nación


VI. SEDA: al Sistema Estatal de Documentación y Archivos

VIII. Sistema de referencias. Nomenclatura que se establece para identificar un documento.

Artículo5. Los documentos resguardados en los archivos del Instituto que contienen datos personales, deberán observar las medidas de seguridad establecidas en la ley.

Artículo 6. Los documentos que se generen en las áreas se producirán con su clave de identificación de acuerdo con el cuadro de clasificación del instituto.
Artículo 7. El cuadro de clasificación será el que normativice el ordenamientode los documentos de las unidades archivísticas del área.
Artículo 8. Las áreas están obligadas a generar los documentos de acuerdo a los criterios establecidos por el instituto.
Artículo 9. La interpretación y aplicación del Reglamento se hará conforme a las disposiciones establecidas en y Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos Personales del Estado de Morelos.Articulo 10. Todo documento debe de ser expedientado.



TITULO SEGUNDO
Capítulo I
Área coordinadora de archivos

Artículo 11. El área coordinadora de archivos:

I. Será responsable del sistema de documentación y archivos del instituto.

II. Contará con presupuesto propio para realizar las tareas de clasificación, organización, administración, conservación, custodia y almacenamiento delos archivos del instituto, así como las demás atribuciones conferidas

III. Generará el cuadro de clasificación de documentos del instituto, instrumento mediante el cual se organizarán todos los acervos de las áreas y establecerá las referencias que se utilizarán para identificar documentos y expedientes, y

IV. Generará el catálogo de disposición documental de los expedientes y/o documentosdel instituto, en el que se establecerán los valores primarios y secundarios de los mismos, los tiempos de conservación, transferencia y destino final.

Artículo 12. Los objetivos del Sistema, son:

I. Organizar y conservar los archivos del Instituto de acuerdo con una estructura lógica, bajo estándares archivísticos que permitan el acceso oportuno y organizado a la información, así como...