Archivo

Gestión documental

LOS ARCHIVOS SON GARANTÍA
DE LOS DERECHOS CIUDADANOS

emiliotorreslombana@gmail.com

Marco jurídico
*Constitución política.
Artículos:8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,313

* Ley 4 de 1913.Obligación de las entidades oficiales de entregar y
recibir inventariados los documentos de los archivos.

* Ley 47 de 1920.Protección del patrimonio documental yartístico.
* Ley 45 de 1923.(Art. 99 ) conservación de documentos bancarios.
* Ley 40 de 1932. Registros y reformas civiles de las personas.
* Ley 14 de 1936. Aprueba tratado internacional sobre protección
del patrimonio cultural.
E.TORRES

Marco jurídico
* Ley 163 de 1959. Protección del patrimonio cultural
* Ley 39 de 1981. Microfilmación y certificación de archivos.
* Ley 80 del 22 diciembre1989.Se crea el archivo general de la
nación y se dictan otras disposiciones.

* Acuerdo 07 del 29 de Junio 1994. Se adopta y expide el
reglamento general de archivos.

E.TORRES

Marco Jurídico
* Ley 200 del 28 de Julio 1995. Código único disciplinario:
artículo 40, numerales: 1,5,24; artículo 41, numerales:7,9,16.

* Ley 594 de julio 14 de 2000. Ley general de archivos y sedictan otras disposiciones.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será
obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las
respectivas tablas de retención documental.

Sitio WEB:
www.archivogeneral.gov.co
E.TORRES

Marco Jurídico
• Código disciplinario único.
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Artículo Señala los DEBERES de los servidores públicos
Numeral __. “Custodiar y cuidar la documentación e información que
por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la
cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, el
ocultamiento o utilización indebidos ”
Numeral __. “ Responder por la conservación de los documentos, útiles,
equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y
rendir oportunamentecuenta de su utilización ”
Artículo __. señala las PROHIBICIONES de los servidores públicos
Numeral __. “ Omitir, negar, retardar o entrabar el despacho de los
asuntos a cargo de los servidores públicos o la prestación del servicio a
que están obligados ”
Numeral __. “ Causar daños o perdida de bienes, elementos,
expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de
sus funciones”
E.TORRES

Conceptos
* Las TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

son un
listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
Pueden ser generales o específicas.

• SERIE DOCUMENTAL

es un conjunto de unidades
documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de unmismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de
sus funciones específicas. Hojas de vida, historias laborales,
contratos, actas, informes ….

*TIPO DOCUMENTAL es la unidad documental simple.
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Conceptos
* PIEZA DOCUMENTAL es la unidad mínima que reúne todas las
características necesarias para ser considerada documento. Acta,
oficio, informe.

* UNIDADDOCUMENTAL es la unidad de análisis en los
procesos de identificación y caracterización documental. Esta puede
ser SIMPLE cuando está constituida por un solo documento o
COMPLEJA cuando lo constituyen varios, formando un expediente.

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Conceptos
* CICLO VITAL DEL DOCUMENTO . Etapas sucesivas por
las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en
la oficina y suconservación temporal hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.

* DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS hace
referencia a la tercera etapa del ciclo vital, resultado de la valoración
con miras a su conservación permanente, a su eliminación, selección
por muestreo y/o microfilmación.

* VALORACIÓN DOCUMENTAL es el proceso por el cual se
determinan los valores primarios o...