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¿Cómo se ordenan los documentos en los archivos?

Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación, de acuerdo con el sistema universal


Sistema de ordenación Alfabético. Es una ordenación que se realiza a partir de las letras del alfabeto y que, dependiendo de la actividad a la cual se dedique la entidad, puede ser nominal, por asuntos, numérico ogeográfico.

Nominal:
Cuando los caracteres que distinguen la ordenación hacen referencia a nombres de personas naturales, jurí­dicas o razón social de las entidades con las que  se tienen relaciones. Ejemplo:          Carlos Contreras  Marí­n  -     Distribuciones Aliadas Ltda.
Por Asuntos:
Cuando los caracteres de ordenación son los asuntos o las materias de que tratan los documentos:Ejemplo:  Licitaciones        -                  Contratos
Geográfico:
Cuando el carácter de ordenación es una región geográfica: paí­ses, estados, ciudades, zonas, comunas y otras.
Banco de Colombia, Miami Florida
Banco de Colombia, Cali, Sucursal Vipasa
Al analizar  las caracterí­sticas particulares de cada sistema, debes definir unos criterios que son comunes a la ordenación alfabética engeneral. Cada una de las palabras que forman un nombre, se considera como unidad de ordenación. Se incluyen las abreviaturas. Para el caso de las empresas se consideran sus nombres sin alteraciones. Ejemplo:
1ª.Unidad
2ª.Unidad
3ª.Unidad
4ª.Unidad
5ª.Unidad
Editorial
Norma
 
 
 
La
Casa
de
la
Cultura

Para la ordenación de nombres de personas naturales, se trabaja primero con losapellidos, precedidos de una coma (,) y después con los nombres. Ejemplo:
1ª.Unidad
2ª.Unidad
3ª.Unidad
4ª.Unidad
5ª.Unidad
Contreras,
Marín,
Carlos  
 
 
González,
López,
María
Fernanda
 
Pérez,
Rosa,
Inés
 
 


Cuando todas las unidades son iguales, se debe recurrir a un elemento adicional que las distinga, puede ser el tí­tulo académico, cédula de ciudadaní­a, dirección,teléfono, el cual se considera como otra unidad para su ordenación. Ejemplo:
1ª.Unidad
2ª.Unidad
3ª.Unidad
4ª.Unidad
5ª.Unidad
Reyes
Illera,
Jorge (Arquitecto)
 
 
Reyes
Illera,
 Jorge (Economista)
 
 
Rojas
   De Paz,
   Olga
Lucía (Ingeniera)
 

Cuando se tienen unidades iguales en dos o más nombres, la siguiente unidad decide el orden de clasificación. Ejemplo:
1ª.Unidad2ª.Unidad
3ª.Unidad
4ª.Unidad
Álvarez
Bení­tez
Juan
 
Álvarez
Bení­tez
Juan
 José
Álvarez
Cáceres
Pedro
 Luis

Casos especiales:
Cuando la razón social incluye números, para su clasificación se considera como si estuvieran escritos en letras.
Se exceptúan las razones sociales cuyo número obedece a una numeración consecutiva, como puede ser el caso de las notarias, estaciones de policía,las cuales conservan el orden numérico. Ejemplo:
1ª.Unidad
2ª.Unidad
3ª.Unidad
4ª.Unidad
Cacharrerí­a
La
Catorce
 
Almacén
Quinta
Avenida
 
 
 
 
 
Estación
de
Policí­a
  19

Existe el Numérico Consecutivo. En este sistema a todo el material que se va a archivar se le asigna un número. Su ubicación dentro del archivador es por secuencia numérica. Presenta cierto grado dereserva por cuanto sólo figuran números en el archivador, pero facilita la ubicación visual no sólo para consultas sino que permite detectar fácilmente la falta de una carpeta.

Sistema Numérico Decimal.

Este asigna un número consecutivo a un asunto principal y para sus subdivisiones se separa con un punto el siguiente dí­gito consecutivo. Ejemplo:

1 Gerencia
1.1 Resoluciones
1.2Licitaciones
1.3 Correspondencia despachada
2 Talento Humano
2.1 Historias Laborales
2.2 Capacitación
2.3 Vacaciones
2.4 Cesantías
Si hay necesidad de otra subdivisión, se utiliza el mismo procedimiento, a partir de la segunda división así­:
2.1 Historias Laborales
2.2 Sánchez Rodrí­guez, Miguel Ángel
2.3 Usechi Gamboa, Jorge Humberto
2.4 Zawasky de Rojas, Margarita
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