archivo
Páginas: 9 (2199 palabras)
Publicado: 16 de diciembre de 2014
Archivo
1. ¿Qué se dice de archivo ¿ ¿Por qué?
Se dicer que es sinónimo de organización, que es la memoria de los negociosya que es en donde se almacenan los documentos de importancia de cualquier empresa utilizando métodos que permitan disponer de ellos con prontitud y precisión.
2. ¿Cuál es la definición de archivo?
La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, quesignifica lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.
Las definiciones más significativas de archivo son las de:
* Elsevier,conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privaday destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona.
* Elliot Lodolini, dice que el archivo es el conjunto de documentos que han perdido interés administrativo
* CIA (Consejo Internacional de Archivos), dice que el archivo es el conjunto de documentos sea cual sea su forma, fecha o soporteproducidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.
* La Ley de Patrimonio Histórico Español, dice que el archivo es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para lainvestigación, para la cultura, para la información y para la gestión administrativa.
3. ¿qué tipo de información brinda el archivo al hombre de la empresa?
En una empresa ya sea publica o privada se realizan diferente transaccions las cuales originan registros en forma de facturas, solicitudes, oficios, constancias, cotizaciones entre otros; y estos documentos son archivados para que asi el hombrede empresa pueda lograr con mayor rapidez y eficacia la localización de estos documentos, esto brinda una información relevante al hombre de la empresa.
4. ¿ los documentos a archivar serán iguales en todas las empresas?
Los documentos a rchivar no son iguales en todas las empresas ya que ya que pueden disponer de distintos negocios o diferentes actividades y sus documentos son distintos.Por ejemplo una empresa industrial no tendrá los mismos archivos k una empresa comercial.
5. ¿qué importancia tiene el alfabeto para el archivo?
Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habrá enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto dirigente.es por ello que necesita del alfabeto yaque este sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, permitiendo así su localización lo más rápido posible.
6. ¿a qué se llama archivo Geográfico?
Consiste en la ordenación de todos los documentos por grupos que corresponden a las zonas geográficas. Dentro de cada grupo se sigue, entonces, el orden alfabético.
Ventajas
Ø Permite ordenar ladocumentación en grandes grupos de acuerdo con las zonas geográficas, lo que hace manejable el archivo muy extenso.
Ø Disminuye la posibilidad de errores
Ø Facilita la localización de documentos.
Ø Método sencillo
Ø La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.
Ø No necesita ni índices ni fichas complementarias.
Ø Esmuy útil para las empresas que disponen de una organización geográfica o por zonas.
Ø Es un método abierto que permite la ampliación.
Ø Puede combinarse con otros criterios como el numérico o cronológico.
Desventaja
Ø Además del nombre se debe trabajar con un dato extra.
Ø Requiere el uso de un tarjetero de ordenación alfabética.
Ø Como está derivado del alfabético hay que designar la...
1. ¿Qué se dice de archivo ¿ ¿Por qué?
Se dicer que es sinónimo de organización, que es la memoria de los negociosya que es en donde se almacenan los documentos de importancia de cualquier empresa utilizando métodos que permitan disponer de ellos con prontitud y precisión.
2. ¿Cuál es la definición de archivo?
La etimología de la palabra archivo viene del griego archerion, quesignifica lugar donde se guardaban las arcas o también del latín archivum, que era el lugar donde se guardaban los documentos públicos. Actualmente entendemos por archivo tanto el edificio que alberga los documentos como el conjunto de fondos documentales producidos por una institución en el desarrollo de su actividad.
Las definiciones más significativas de archivo son las de:
* Elsevier,conjunto de documentos recibidos o elaborados por una persona física o moral, pública o privaday destinados por su naturaleza a conservarse por dicha persona.
* Elliot Lodolini, dice que el archivo es el conjunto de documentos que han perdido interés administrativo
* CIA (Consejo Internacional de Archivos), dice que el archivo es el conjunto de documentos sea cual sea su forma, fecha o soporteproducidos por cualquier persona física o moral, o por cualquier organismo público o privado en el ejercicio de su actividad.
* La Ley de Patrimonio Histórico Español, dice que el archivo es el conjunto orgánico de documentos o la reunión de varios de ellos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para lainvestigación, para la cultura, para la información y para la gestión administrativa.
3. ¿qué tipo de información brinda el archivo al hombre de la empresa?
En una empresa ya sea publica o privada se realizan diferente transaccions las cuales originan registros en forma de facturas, solicitudes, oficios, constancias, cotizaciones entre otros; y estos documentos son archivados para que asi el hombrede empresa pueda lograr con mayor rapidez y eficacia la localización de estos documentos, esto brinda una información relevante al hombre de la empresa.
4. ¿ los documentos a archivar serán iguales en todas las empresas?
Los documentos a rchivar no son iguales en todas las empresas ya que ya que pueden disponer de distintos negocios o diferentes actividades y sus documentos son distintos.Por ejemplo una empresa industrial no tendrá los mismos archivos k una empresa comercial.
5. ¿qué importancia tiene el alfabeto para el archivo?
Un archivo desorganizado dificulta todo el sistema administrativo de una organización. Habrá enorme dispersión de tiempo y esfuerzos, involucrando desde el más modesto funcionario, hasta el más alto dirigente.es por ello que necesita del alfabeto yaque este sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, permitiendo así su localización lo más rápido posible.
6. ¿a qué se llama archivo Geográfico?
Consiste en la ordenación de todos los documentos por grupos que corresponden a las zonas geográficas. Dentro de cada grupo se sigue, entonces, el orden alfabético.
Ventajas
Ø Permite ordenar ladocumentación en grandes grupos de acuerdo con las zonas geográficas, lo que hace manejable el archivo muy extenso.
Ø Disminuye la posibilidad de errores
Ø Facilita la localización de documentos.
Ø Método sencillo
Ø La documentación queda clasificada por grupos fácilmente identificables, de acuerdo con la población, provincia y comunidad.
Ø No necesita ni índices ni fichas complementarias.
Ø Esmuy útil para las empresas que disponen de una organización geográfica o por zonas.
Ø Es un método abierto que permite la ampliación.
Ø Puede combinarse con otros criterios como el numérico o cronológico.
Desventaja
Ø Además del nombre se debe trabajar con un dato extra.
Ø Requiere el uso de un tarjetero de ordenación alfabética.
Ø Como está derivado del alfabético hay que designar la...
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