Archivo

ARCHIVO

El archivo de una institución guarda la información generada por ella y aquella recibida en razón de sus actividades. Esa información sirve de base para planear, organizar y llevar a caboacciones que conduzcan al logro de los objetivos de la institución; el archivo es por lo tanto:

*La información con la cual cuenta toda la institución.
*El resumen principalmente de experienciaspropias y ajenas que le sirve de base para proseguir sus acciones.
*La memoria de la empresa.

Para obtener eficiencia dentro de un archivo, se deben establecer ante todos sus objetivos.ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

La secretaria que maneja el archivo debe planear su organización y para ello, necesita conocer.

*La institución o dependencia a la cual pertenece el archivo
*Su estructuray organización.
*Su origen de los materiales documentales que produce la institución o que recibe en función de sus características.
*Las clases de archivo según su organización y según su uso.Para organizar el archivo, hay que establecer un sistema de clasificación que se ajuste a las necesidades de orden, descripción y utilización del material que lo forma. Para conseguir que elarchivo sea ante todo funcional, debemos comenzar por determinar los principios de procedencia para ordenar la documentación.

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO Y SUS CLASES

Documento es todo material que de unau otra forma proporciona información. Es así como un fósil y un tunjo precolombino, un pergamino y un libro, una investigación y una carta nos ofrecen información estos se pueden clasificar así:DOCUMENTOS DE ENLACE: Creados para transmitir datos e informes entre una y otra dependencias de la entidad. Su vida en razón de su contenido no requiere larga conservación pueden ser: memorandos,avisos, circulares etc.
DOCUMENTOS DE POSICION: Son aquellos por cuyo contenido y objetivo de creación deben ser conservados por largo tiempo pueden ser: decretos, informes, registros contables etc....
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