Archivo

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ARCHIVO

El archivo de una institución guarda la información generada por ella y aquella recibida en razón de sus actividades. Esa información sirve de base para planear, organizar y llevar a cabo acciones que conduzcan al logro de los objetivos de la institución; el archivo es por lo tanto:

*La información con la cual cuenta toda la institución.
*El resumen principalmente de experienciaspropias y ajenas que le sirve de base para proseguir sus acciones.
*La memoria de la empresa.

Para obtener eficiencia dentro de un archivo, se deben establecer ante todos sus objetivos.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO

La secretaria que maneja el archivo debe planear su organización y para ello, necesita conocer.

*La institución o dependencia a la cual pertenece el archivo
*Su estructuray organización.
*Su origen de los materiales documentales que produce la institución o que recibe en función de sus características.
*Las clases de archivo según su organización y según su uso.

Para organizar el archivo, hay que establecer un sistema de clasificación que se ajuste a las necesidades de orden, descripción y utilización del material que lo forma. Para conseguir que elarchivo sea ante todo funcional, debemos comenzar por determinar los principios de procedencia para ordenar la documentación.

DOCUMENTOS DEL ARCHIVO Y SUS CLASES

Documento es todo material que de una u otra forma proporciona información. Es así como un fósil y un tunjo precolombino, un pergamino y un libro, una investigación y una carta nos ofrecen información estos se pueden clasificar así:DOCUMENTOS DE ENLACE: Creados para transmitir datos e informes entre una y otra dependencias de la entidad. Su vida en razón de su contenido no requiere larga conservación pueden ser: memorandos, avisos, circulares etc.
DOCUMENTOS DE POSICION: Son aquellos por cuyo contenido y objetivo de creación deben ser conservados por largo tiempo pueden ser: decretos, informes, registros contables etc.DOCUMENTOSCONFIDENCIALES: Son aquellos que en razón de su contenido requieren ser archivados en forma independiente en la caja fuerte de la empresa pueden ser: pagares, informes jurídicos, títulos de propiedad etc.

INFORMES, INVESTIGACIONES Y TRABAJOS: Una organización produce o recibe también trabajos mimeografiados e impresos, técnicos y relativos en sus actividades.

MUEBLES, EQUIPO YELEMENTOS

Para la organización del archivo preciso contar con mobiliario y accesorios que permitan la conservación, archivo y recuperación de los documentos en forma apropiada.

ARCHIVADORES

Están diseñados para economizar espacio y ofrecer consulta simultánea de las carpetas depositadas en los diferentes entrepaños y gavetas, se emplean archivadores de visibilidad horizontal y visibilidadvertical, construidos en metal y madera.

ARCHIVADORES DE VISIBILIDAD HORIZONTAL

Este archivador está constituido por 2, 3, 4 cajones agrupados en un solo cuerpo. Los cajones se deslizan sobre un sistema que simula rieles y que permite su fácil desplazamiento.

*Sada gaveta tiene su porta índice para indicar el nombre de la primera y última carpeta.
*Cada carpeta tiene varillas que lesirven de soporte o porta carpetas en la cual se cuelgan las carpetas.

ARCHIVADORES DE VISI BILIDAD VERTICAL

Este archivador también es llamado folograma, es un armario de metal con puertas corredizas que desaparecen tras los tabiques laterales del cuerpo del mueble y de esta manera no ocupan espacio.

*Tiene entrepaños móviles que se pueden adaptar al tamaño de las carpetas.
*Norequiere espacio adicional para su manejo por el sistema de puertas plegables.


CLASIFICADORES

Para facilitar la intercalación alfabética y numérica de documentos y fichas antes de ser trasladados a las carpetas y ficheros, se utiliza este auxiliar que por lo rápido y seguro permite ordenar un mayor volumen de papeles y fichas. Puede ser metálico o de madera o elaborados con carpetas y se...
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