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  • Publicado : 20 de septiembre de 2010
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Analiza las agrupaciones de fondos y fondos documentales de la entidad donde laboras, investiga como fueron conformadas, indaga sobre la metodología que emplea para clasificar la documentación.De acuerdo como se llevaba la organización en el fondo documental, existe información que no tiene ningún proceso archivistico, ya que se evidencia que esta se encuentra marcada por el nombre que lapersonas consideraban en su momento que se podía dar, más no por que se tuviera estandarizado su proceso para la apertura de un expediente.
Existe información por ejemplo que era organizada porcliente, otros en carpetas que tienen nombre escrituras, hay correspondencia, comprobantes de pago, que no deberían ir en estos expedientes, se supone que todo se debe ver reflejado en un área determinada.Esta problemática hoy en día en el fondo documental es muy grande, donde la información difícilmente es casi imposible de ubicar por los nombres que les habían dado en el momento que se crearon.Aunque se tiene inventarios hay información que esta mezclada y los expedientes no tratan de un mismo tema, su contenido es variado.

Es el caso de los expedientes con el nombre “varios” allí puedenhaber contratos, historias laborales, impuestos, correspondencia entre otros.

Como herramienta para poder culturizar a la organización se hicieron tablas de retención documental, con el fin deiniciar procedimientos para la organización y clasificación de la información y lo más importante la conformación del expediente y el tiempo de retención que se debe guardar ya que con esta herramientanos permite identificar las serie y sub series y tipos documentales que acompañan un expediente.

Se esta trabajando la series mas criticas, serie contratos donde se ha venido trabajando estainformación acuerdo a un TRD y a un chcke list que debe tener cada contrato.

Expediente de Historias laborales actualmente se esta trabajando en la organización de esta información también por un check...
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