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ADMINISTRACION DOCUMENTAL
La Administración Documental enseña el tratamiento administrativo que se le debe dar a un documento o   grupos documentales con el fin de facilitar su utilización y conservación. Es decir, es el conjunto de actividades dirigidas al manejo, tratamiento y organización de documentos, desde su origen hasta el destino final con el objeto de acelerar su búsquela, facilitacióny conservación.
Los documentos es toda hoja o serie de hojas o expedientes, donde se   guarda la información de un acto o hecho realizado por personas, que pueden ser públicas o privadas, por lo cual debemos preservarlos por su uso.
Podemos tener en cuenta que en nuestra Entidad es de vital uso y aplicación de la administración documental, debido a que de esta manera podemos tener organizadanuestra documentación, lo cual nos facilita su bùsqueda a través de una buena conservación.
CASILLERO. Estante con divisiones, se utiliza para clasificar papeles y otros objetos.
Son elementos importantes dentro de la Empresa, ya que en ellos podemos guardar de manera organizada nuestros documentos.
CLASIFICACION. Organización
Toda la documentación debe estar debidamente clasificada para unafácil localización y consulta
CONSERVACIÒN. Guardar una cosa o cuidar de su permanencia.
Debemos seguir ciertas normas y de manera adecuada para la conservación de los documentos ya que estos son muy delicados.
CRONOLÒGICO. Determina orden y fechas de los sucesos.
Siempre debemos archivar de manera cronológica para una mejor consulta.
DOCUMENTACIÒN. Justificar la autenticidad de una cosa condocumentos.
Toda actividad debe estar soportada para poder evidenciar el haberla realizado.
DOCUMENTO. Diploma, carta, relación u otro escrito que ilustra acerca de algún hecho principalmente histórico.
El documento es fiel evidencia de nuestra información.
EPISTOLAR.
ESTRUCTURA FUNCIONAL.
EXPEDIENTE. Serie de papeles y documentos pertenecientes a un negocio o asunto.
Debido a que elexpediente está conformado por varios documentos debemos conservarlo de manera adecuada.
FACSIMIL. Perfecta imitación o reproducción de una firma, escrito, dibujo.
Son muy utilizados para ahorrar tiempo
FILATELIA. Arte de estudiar y coleccionar estampillas.
A pesar de no aplicarla debemos conocerla ya que es de mucha utilidad.
FLUJO. Diagrama que expresa gráficamente las distintas operacionesque componen un procedimiento o parte de este, estableciendo su secuencia cronológica.
En nuestra labor diaria es muy utilizado ya que mediante ellos obtenemos representaciones de procesos.
FLUJOGRAMA. Representar gráficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo por medio de símbolos.
En el Depto. De Planeación de las Empresas es muy utilizado, ya que estos contribuyena representar por medio de símbolos creados para tal fin.
FOLIACIÒN. La foliación en documentos de archivo es imprescindible en los procesos de organización archivística. Tiene dos finalidades principales:
1. controlar la cantidad de folios de una unidad de conservación dada (carpeta, legajo, etc.) y
2. controlar la calidad, entendida esta última como respeto al principio de ordenoriginal y la conservación de la integridad de la unidad documental o unidad archivística.
Foliación: “Acto de enumerar los folios solo por su cara recta” // “Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de cada unidad documental”.
Por lo anterior podemos darnos cuenta que mientras se cumplan estas finalidades, la foliación es el respaldotécnico y legal de la gestión administrativa, ya que nos permite ubicar y localizar de manera puntual un documento, la foliación es necesaria para diligenciar diferentes instrumentos de control (inventarios, formatos de control de prestamos, TRD, TVD) y de consulta (inventarios, guías, catálogos).

De otra parte, la foliación es requisito ineludible para las transferencias tanto primarias...
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