Archivo

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  • Publicado : 6 de octubre de 2010
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• IDENTIFICAR EL PROCEDIMIENTO PARA EL RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS:

Recibo:
El vigilante es quien recibe y sella la correspondencia que llega de la empresa.
De ahí el vigilante pasa lacorrespondencia a la recesionista, ella es la encargada de repartirla en cada dependencia.
Los vigilantes no manejan planilla de entrada de correspondencia, solo manejan una minuta de entrada y salidade materiales.
Cuando llegan correspondencias importantes son entregadas directamente a la dependencia solicitada, los hacen pasar a los mensajeros para entregarlo personalmente.

Despacho:
Elmanejo que tienen ellos en cuanto al despacho es que solo cuando van para otras ciudades o bancos se necesita una correspondencia certificada, van al almacén de despacho llenan un formato el cual lequeda copia de ello. La jefe de contabilidad se encarga de hacer una planilla general por mes.

• IDENTIFICAR LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS:

Cada dependencia maneja de forma distinta lamanera de archivar la correspondencia o documentos.

Ejemplo 1: en el área de recursos humanos se maneja las hojas de vida, seguridad social y todo lo demás relacionado con el personal de la empresaen un archivo de desplazamiento en orden alfabético de cada sesión.



Ejemplo 2: En el área de contabilidad el manejo de correspondencias que se le da es; cuando llegan las cuentas por pagarse clasifican en un fuelle en orden alfabético y después de ser canceladas pasan al archivador vertical de la misma forma.



• ESTABLECER LA DIFERENCIA ENTRE ARCHIVO DE GESTION Y ARCHIVOCENTRAL:

Archivo de gestión:
Cada dependencia maneja su archivo de gestión, la dependencia de recursos humanos lo hace alfabéticamente y de 3 años atrás en el archivador de desplazamiento.
El cualestá organizado en una estantería de 7 niveles algunos tienen legajadores colgantes y otros tienen A-Z tas.

Archivo central:
Luego de pasado 3 años los pasan al archivo muerto en donde cada...
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