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El Archivo y la conservación de documentos en el área financiera y contable de las empresas
Para una buena organización de los documentos de una empresa, hace falta una actitud positiva, querer organizarlo verdaderamente y dedicarle el tiempo necesario.
El tiempo que no se dedique a archivar, se debe emplear en buscar papeles allá donde se encuentran.
La labor de archivar, organizar ygestionar un archivo de empresa, debe ser llevada a cabo por un profesional de la materia.
Archivar no va a ser mañana más sencillo que hoy pero cada día que pasa puede hacerlo más difícil.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta laborsea organizada por un profesional.
Tiene como propósito garantizar la correcta gestión, organización y control de los documentos producidos por la Universidad, así como asesorar de manera permanente a las unidades en su manejo. (Archivos de gestión y de segunda edad).
El Archivo está formado por el conjunto orgánico de documentos de cualquier
fecha, formato o soporte material, producidos oreunidos por los órganos
rectores y de gobierno, y las personas físicas al servicio de la Universidad de
Alicante en el desarrollo de su actividad administrativa, docente e investigadora,
así como las donaciones o cesiones de personas físicas o jurídicas ajenas a la
Universidad; organizados y conservados para la gestión administrativa y la
información, así como para la investigación y la cultura.CLASES DE DOCUMENTOS

Según su vigencia: Administrativo: Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución Histórico: Valor permanente y será consultado por su valor cultural Según la frecuencia de uso: Activos o dinámicos Inactivos o no dinámicos Entre activos están: • Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos: de circulación, de tramitación por loscanales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado. • Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa. • Archivos permanentes o históricos: incluye los documentos que asumen un valor permanente pordecisión del respectivo comité de archivo.



ELEMENTOS DE UN DOCUMENTO

• Soporte: parte material o física (papel, cinta. disco). • Técnica: es el medio que fija y transmite el contenido: escritura, códigos, signos, dibujos, etc. • Estructura: son los componentes del documento. Por ejemplo en una carta la estructura corresponde a: fecha, destinatario, asunto, saludo, despedida y firma. •Contenido o asunto: es el mensaje que transmite el documento.

CARACTERÍSTICAS DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Tres elementos distinguen o particularizan a los documentos de archivo: • Carácter seriado: son el resultado de acciones repetitivas determinadas por funciones especificas. Se producen uno a uno y en un orden natural. Ej. acuerdos, actas, resoluciones. • Carácter de unicidad: son únicos, noestán publicados ni se editan en ejemplares múltiples. • Carácter de objetividad o ingenuidad: no son elaborados para la posteridad, registran hechos, tomados del acontecer inmediato, no comportan elementos de crítica subjetivos o valorativos, además se producen naturalmente dentro de la estructura orgánica de las instituciones.

El Archivo como un sistema de información, requiere recordar quése entiende por sistema, con su concepción general, definición que integra tres elementos básicos:
1- Grupo de partes o elementos que bien puede tratarse de entidades, unidades o actividades. Para nuestro caso, son cada una de las dependencias que conforman la organización, además de los procesos inherentes al ciclo de vida de los documentos, desde su producción hasta el destino final.
2- Las...