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Sesión 2: Teoría General de Sistemas en las Organizaciones














Rosa Gómez
Juan Pacotaipe
Kelly Yale
Melanie Cambiaso

LA ORGANIZACIÓN Y SU AMBIENTE























Cuadro I: entornos que afectan a la organización


El desarrollo de una organización siempre tiene que enfrentarse con elentorno muy dinámico, tanto directo e indirecto, por ello es necesario realizar un plan estratégico con el fin de analizar este entorno y planificar como se puede hacer frente a esto.

A continuación les mencionamos los entornos de la Unidad de Información de la Facultad de Letras de la UNMSM:

Entorno directo:
• Usuarios: Está conformado por los profesores, alumnos, administrativos,visitantes. Nosotros somos la razón de ser de la existencia de la unidad, por lo tanto sus servicios deben corresponder a nuestras necesidades.
• Proveedores: las editoriales, distribuidoras, que abastecen a la U.I. de documentos. También se puede incluir que la colección se incrementa por donaciones personales e institucionales y donaciones por grados y títulos.
• Dependencias gubernamentales:Este entorno está integrado por los organismos de la universidad que contribuyen con el desarrollo de la biblioteca, por ejemplo: la biblioteca central, telemática, el área tecnología sistemas o tecnología usado en la búsqueda de información, proyección social, etc.
• Personal de la biblioteca: Está formado por una jefa , secretaria , una bibliotecóloga en el área de procesos, unaadministrativa encargada del control del personal contratado, bolsistas de apoyo, auxiliares en al área de circulación, un apoyo en la hemeroteca, etc
• Políticas de la biblioteca: Por ejemplo, el plan de actividades y funciones, reglamento de los servicios para los usuarios,
• Competencia: Otras bibliotecas dan mayor satisfacción al usuarios. Por ejemplo: la biblioteca central, la BNP, dondetenemos un ambiente más confortable y sobre todo mayores posibilidades de encontrar información.

Entorno indirecto:

Nos referimos a los diferentes factores que afecta a la Biblioteca, tenemos:

• Avances tecnológicos: pues en nuestra sociedad actual los cambios en tecnología están revolucionando la forma de buscar, analizar y recuperar información. En este caso consideramos que labiblioteca de la facultad no está respondiendo a las nuevas necesidades por que ni siquiera podemos disponer de un catalogo de la biblioteca desde donde estemos, con el surgimiento del lenguaje natural en la búsqueda de información muchos documentos no se pueden recuperar.
• Educación: las nuevas formas de aprender cada vez hace que los usuarios tengan mayor incertidumbre sobre la calidad dela información y eso no se está tomando en cuenta en la biblioteca de la facultad, por ejemplo la alfabetización informacional e informática.
• Legislación: en nuestra biblioteca las políticas sobre derechos de autor muchas veces impiden tener material fotocopiado que es muy necesario para los usuarios.
• Economía: esto afecta a los usuarios y a su vez esto repercute en la toma dedecisiones, por ejemplo: preferir bibliotecas que no tengan costos o preferir bibliotecas especializadas que impliquen un costo.

Cuadro II: Retroalimentación de un Sistema Abierto
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La biblioteca de Letras es un sistema abierto, pues al tratarse de una organización, realiza intercambio de información con su ambiente externo. Asimismo, cuenta con los siguientes parámetros propios de unsistema abierto:

a) Insumos o corrientes de entrada:


Son los materiales que proporcionan la energía necesaria para el funcionamiento del sistema.
Para el funcionamiento de la Biblioteca de nuestra facultad contamos con los siguientes:

• Humanos:
Los recursos humanos de la biblioteca están constituidos por su personal, que está formado por una jefa, una secretaria, la...