AREAS DEL CONOCIMIENTO PARA EL DESARROLLO SOCIAL, CIENTIFICO Y PRODUCTIVO COLOMBIANO

RECOMENDACIONES PARA EL
RECIBO DE LA AUDITORÍA

CONTENIDO
• Qué busca el auditor
• Cómo prepararme para la auditoría
• Certificación del sistema de gestión
• Proceso de análisis de documentos para preparación de
documentos de trabajo y realización de auditorías insitu
• Secuencia de la entrevista de auditoría
• Auditoría al sistema de gestión
• Qué se audita en cada proceso
•Evaluación de conformidad
• Calificación de los hallazgos

¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR EN EL SISTEMA DE
GESTION?
Documentar
Definir los procesos
que hacen parte del
SGC

Realizar el hacer
de acuerdo con
los documentos
definidos para el
SGC

Revisar, verificar
que lo
documentado se
haga conforme a
lo definido

La organización debe
establecer,
documentar,
implementar y
mantener
unsistema de gestión de
la calidad y mejorar
continuamente su
eficacia.

(procedimientos,
guías, protocolos,
registros, etc., que
expresa el que
hacer del SGC

Perfeccionar
algo, haciéndolo
pasar de un
estado bueno a
otro mejor

¿QUÉ BUSCA UN AUDITOR?
CUMPLIMIENTO del desarrollo de sus procesos y
procedimientos
1. Cómo se documento
2. Cómo se implementación
3. Cómo se le dacumplimiento
4. Si su resultado es eficaz, eficiente
y efectivo
5. Se mantiene y
6. Cómo se mejora

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Comprender bien la misión, visión y en
especial la política y objetivos de
calidad (Promesa de valor).
Estudia tu caracterización de procesos,
procedimientos, e
instrucciones de trabajo
para que no tengas que decir: “no sé”,
“no conozco el proceso”,“nunca se
me ha dicho”, etc.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
Debes estar listo para explicar tu proceso de
trabajo según tus procedimientos.
No trates de contestar de memoria, consulta
tus documentos.
Muestra un buen manejo de la
documentación, esto resalta el
involucramiento y compromiso con el SGC.
Identifica tus responsabilidades, autoridad e
interrelación y en dónde está documentado.¿TU PROCESO?
Código:

CARACTERIZACION PROCESO...

Versión:
Fecha aprobación:

Objetivo del Proceso:
Responsable del proceso nivel nacional
PROVEEDORES
GRUPOS DE INTERES

ENTRADAS INSUMOS

ACTIVIDADES

SALIDA (PRODUCTO /
SERVICIO)

P
H

V
A

RIESGOS
REQUISITOS

INDICADORES
DOCUMENTOS Y
REGISTROS

CLIENTES GRUPOS DE
INTERES

(Preguntas claves)
a) ¿Cuántosprocesos integran el sistema de gestión de la
calidad? Mapa de procesos
b) ¿Explicar la interacción y secuencia de los procesos del
SGC? Manual de calidad
c) ¿Como se planifican las actividades de los procesos?
d) ¿Cómo se aseguran los recursos necesarios para los
procesos? Presupuesto asignado

e) ¿Cómo se realiza el seguimiento, medición y análisis de
procesos? plan de calidad delproceso
f) ¿Cómo se toman las acciones derivadas de los procesos?
Procedimiento de acciones correctivas y preventivas

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
•
•

Antes de responder, asegúrate de comprender bien las
preguntas.
Sé sincero y honesto, y contesta a las preguntas lo más
concreto posible.

• Sólo responde a lo que te pregunten.
•
•
•

•

No discutas no conformidades, sólobásate en los
hechos y demuestra con evidencias.
Procura que no haya interrupciones de gente o teléfono.
No te presiones, si no puedes encontrar algún
documento o registro solicitado, pide un poco de
tiempo, pida ayuda….
No dejes que te invada el nerviosismo, tú sabes más del
proceso que el auditor.

¿CÓMO PREPARAME PARA LA AUDITORIA?
• Las personas siguen y se apegan a los procesos yprocedimientos e instrucciones de trabajo.
• El personal tiene la capacitación y el equipo apropiados.
• Las personas saben lo que deberían hacer.
• Las excepciones a los métodos y prácticas prescritas se
autorizan y documentan.
• Las descripciones y explicaciones de los entrevistados
concuerdan con las definiciones escritas.
• Las condiciones observadas concuerdan con los
procedimientos...