Arquivologia + exercícios

ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO

1. CONCEITO DE DOCUMENTAÇÃO

Documento é toda informação registrada em suporte material, suscetível de ser utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenômenos, formas de vida e pensamento do homem numa determinada época ou lugar.

Documentos de arquivo são todos os que, produzidos e/ou recebidos por uma pessoa física ou jurídica,pública ou privada, no exercício de suas atividades, constituem elementos de prova ou de informação. Formam um conjunto orgânico, refletindo as atividades e se vinculam expressando os atos de seus produtores pelos quais são produzidos, determinando a sua condição de documento de arquivo e não a natureza do suporte ou formato.

Os documentos de um arquivo apresentam características, conteúdo e formasdiferentes; são classificados em dois grupos:

1.1 Quanto ao gênero

Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes:
- textuais: são os documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos;
- cartográficos: são os documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia.- Iconográficos: são os documentos em suportes sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagens estáticas.
- Filmográficos: são os documentos em películas cinematográficas e fitas magnéticas de iamgem (types), conjugadas ou não a trilhas sonoras, com bitolas e dimensões variáveis, contendo imagens em movimento.
- Sonoros: são os documentos com dimensões e rotaçõesvariáveis, contendo registros fotográficos.
- Micrográficos: são os documentos em suporte fílmico resultante da microreprodução de imagens, mediante utilização de técnicas específicas.
- Informáticos: são os documentos produzidos, tratados e armazenados em computador.

1.2 Quanto à natureza do assunto
Quando se considera a natureza do assunto tratado em um documento, pode ser:

a)Ostensivo
b) Sigiloso (ultra-secreto, Secreto, Confidencial e Reservado)

2. ARQUIVO

2.1 - CONCEITO DE ARQUIVO

Uma visão moderna de conceito de arquivos, segundo Solon Buck, ex-arquivista dos Estados Unidos: Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seussucessores para efeitos futuros

Segundo a Lei nº 8159[1], consideram-se arquivos os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

2.2 - FINALIDADE DOS ARQUIVOS- servir à administração, constituindo-se, conseqüentemente, em base do conhecimento da História.

2.3 – FUNÇÃO

- guarda e conservação dos documentos, visando a sua utilização.
2.4 – IMPORTÂNCIA DO ARQUIVO
Os homens quando passaram a um estágio de vida social mais organizados compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em quefixavam, por escrito, o resumo de suas atividades políticas, sociais, econômicas, religiosas e até mesmo em suas vidas particulares. Assim surgiram os arquivos destinados não só à guarda dos tesouros culturais da época mas também com a finalidade de proteger a integridade dos documentos que atestavam a legalidade de seus patrimônios, bem como daqueles que contavam a história de sua grandeza.
Em umaempresa, as informações existentes devem estar devidamente organizadas e, ao mesmo tempo, estabelecer critérios de prioridade quanto a sua manipulação para decidir o que fazer no momento exato. Tudo isso só pode acontecer se existir um arquivo, seja ele convencional, micrográfico ou automatizado, com objetivo de fornecer informações vitais para a manutenção das necessidades empresariais ou de...