Asistente Administrativo

OBJETIVO GENERAL

Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

FUNCIONES, ACTIVIDADES Y/O TAREAS

Asiste en el desarrollo de los programasy actividades de la unidad.

Participa en la elaboración del anteproyecto de presupuesto de la unidad.

Participa en el estudio y análisis de nuevos procedimientos y métodos de trabajo.

Elabora proyectos de compromiso por concepto de: alquileres, pago de condominios, pago de asignaciones a la Federación de Centros Universitarios, Centro de Estudiantes y otras asignaciones varias.Realiza los descargos o pagos contra cada proyecto de compromiso.

Llena formatos de órdenes de pago por diferentes conceptos, tales como: pagos a proveedores, pagos de servicios, subvenciones, aportes, asignaciones, ayudas, avances a justificar, incremento o creación de fondos fijos, fondos especiales y de funcionamiento, alquileres, cuentas de cursos y otras asignaciones especiales.

Realizaseguimiento a los pagos para su cancelación oportuna.

Controla los pagos efectuados al personal administrativo u obrero por diversos beneficios.

Realiza solicitudes de dotación de equipos y materiales para la dependencia.

Lleva registro y control de los recursos financieros asignado a la dependencia, fondo fijo, avance a justificar, caja chica, etc.

Realiza registro contable.

Controlalos avances a justificar, otorgados a las dependencias para cubrir gastos de urgencias.

Recibe y revisa las facturas y comprobantes de los gastos efectuados con los avances a justificar.

Elabora y envía a la unidad de contabilidad memorándum con los factores de justificación de los avances a justificar y de los fondos fijos y caja chica.

Elabora y tramita solicitudes de autorización demodificación presupuestaria.

Realiza trámites de solicitud de verificación presupuestaria, ante la Unidad de Planificación y Programación Presupuestaria.

Controla los incrementos y creaciones de los fondos fijos de funcionamiento, fondos especiales y caja chica.

Entrega cheques correspondientes a la nómina y revisa los recibos y envía al archivo general.

Tramita los depósitos bancarios ymantiene registro de los mismos.

Suministra materiales y equipos de trabajo al personal de la dependencia y controla la existencia de los mismos.

Recibe y tramita solicitud de servicios de mantenimiento y reparaciones de las edificaciones, máquinas y/o equipos de la dependencia.

Redacta y transcribe correspondencia y documentos diversos.

Lleva control de la caja chica.

Brinda apoyologístico en actividades especiales.

Recopila, clasifica y analiza información para los planes y programas.

Coordina y hace seguimiento a las acciones administrativas emanadas por la unidad.

Lleva y mantiene actualizado archivo de la unidad.

Mantiene actualizados registros, libros contables, entre otros.

Atiende e informa al público en general.

Recibe, verifica y registra lasrequisiciones de compras de unidades solicitantes.

Elabora solicitud de cotizaciones o licitaciones a los proveedores previamente seleccionados por el supervisor.

Llena formatos diversos relacionados con el proceso de compras.

Verifica la disponibilidad presupuestaria de las unidades solicitantes.

Recibe licitaciones y/o licitación de los proveedores.

Recibe expedientes de las unidadessolicitantes y lleva registro de las órdenes de compras.

Transcribe y mantiene actualizados en el sistema toda la información relacionada con el proceso de compras.

Hace seguimiento a las órdenes de compras y la recepción de mercancías.

Calcula los datos para las órdenes de compras y órdenes de pago.

Desglosa y distribuye las órdenes de compra a las unidades involucradas.

Informa...