Auditor nocturno

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Que es un auditor nocturno y que funciones realiza?
La auditoria nocturna es la que se realiza a diario en los hoteles en el turno de la noche, tiene bajo su responsabilidad a los cajeros nocturnos, y los auditores nocturnos de restaurantes, además de cumplir con sus funciones normales como auditor, el auditor nocturno está encargado también de la caja de recepción durante la noche, con todaslas funciones de cajero de recepción. Su función principal, es chequear todas las cuentas vivas y las cuentas ciudad de recepción.

El auditor nocturno se encarga de revisar diariamente los cortes de cajas departamentales y otros reportes que le permiten cerciorarse que los ingresos del día se hayan determinado, cobrado, clasificado y registrado conforme a las políticas establecidas. Se llamanocturno porque el trabajo del auditor nocturno comienza a las 11:00 PM; ya que a esa hora o un poco más tarde es cuando llegan a la caja de recepción los últimos diarios de ventas y sus respectivos comprobantes de los departamentos de alimentos y bebidas. El número de auditores depende de la magnitud del hotel y del promedio de habitaciones ocupadas. En función a las características especiales deoperación de un hotel, la hora más apropiada para realizar la auditoria es de las 9:00 PM a las 7:00 AM del día siguiente. Sin embargo este horario tiende a variar de acuerdo al hotel, en el Hotel Lido inicia a las 11:00 pm y/o 12:00 pm y termina 6:00 am y/o 7:00 am, en este hotel el horario varia de acuerdo al día; en el Hotel Hilton e Intercontinental Tamanaco inicia desde las 11:00 pm y finaliza alas 6:00 am.

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La reconciliación consiste en verificar que los totales departamentales reportados como cargos hayan sido correctamente posteados a los folios de los huéspedes. Por lo general la fuente de errores son los posteos realizados en el front desk alos folios de los huéspedes, o posteos incorrectos en los POS.

El auditor nocturno cuando utiliza la máquina posteadora correrá el D-Report. Este reporte muestra las totales cargados a los folios de los huéspedes por departamento. Este reporte apoya a poder detectar las cuentas en las que se pudieron haber hecha posteos incorrectos, o reportados incorrectamente. El auditor nocturno debe correrel D-Report por lo menos 3 veces durante la auditoría nocturna.

En la modalidad PMS, la opción de totales departamentales reportará el total de ventas a crédito por departamento. Estos totales son comparados con la información de posteo recibida del sistema POS.

Otro total departamental debe ser verificado el efectivo que recibe el front office por parte de los huéspedes. A este respecto,las políticas son variadas, algunos hoteles desean centralizar las transacciones en efectivo, y por lo tanto, los cheques de consumo en efectivo se enviarán a la recepción para su posteo. En otros hoteles esta política pudiera ser un gran inconveniente por la lejanía entre el front y centros de consumo.

El reporte de cajeros es el registro de todo el efectivo recibido por el recepcionista ocajero de recepción. Todos los turnos, incluyendo el de auditoría nocturna, deben elaborar este reporte.

En los PMS en la opción de auditoría nocturna, en la opción de cajero reportará la cantidad de efectivo recibida durante el turno. El total de cada turno debe ser verificado contra el total depositado en cada turno.

Reconciliación de Cuentas por Cobrar

El city ledger es una cuenta porcobrar que se mantiene en el front office. Como se ha mencionado, este mayor es una conjunción de las cuentas de clientes que no están registrados (hospedados) en el hotel. Estos clientes pudieron tener privilegios de crédito (cuentas por cobrar a empresas), o bien pudieron haber hecho un depósito por un evento en el futuro. El auditor nocturno tratará estas cuentas como los cuentas del mayor de...
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