Auxiliar contable y auxiliar en archivistica

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ARCHIVADOR

Muebles, metálicos o de madera, especialmente para organizar de archivos. De acuerdo con la posición (horizontal o vertical) de las pestañas (1) de las carpetas (2)
Archivadores horizontales: requieren las carpetas colgantes con pestañas horizontales
Características:
* Las gavetas se deslizan con facilidad permitiendo visualizar el contenido
* Debido al desplazamiento de lagaveta hacia afuera del mueble, se requiere espacio adicional para su manejo
* La tapa de cada gaveta tiene un porta índice o casilla para colocar una tarjeta indicando el nombre de la primera y de la ultima carpeta

ARCHIVADORES VERTICALES
Se les denomina vertical debido a que para este archivo se utiliza carpetas con pestañas verticales que permiten una visualización lateral de los nombresGUIAS PARA LOCALIZACIÓN DE
CARPETAS

Laminas de cartón resistente, diseñadas para cada tipo de archivador.
Tiene pestaña visible y se utiliza para separar un gr upo de carpetas dentro del archivo.
GUIA DE AFUERA: lleva un control de todos los documentos que se saquen del archivo
MARBETES: son tiras de cartulina que se utiliza para escribir los nombres o códigos de las carpetas
INDICE: tarjeta decartulina que identifica el nombre
DOCUEMENTOS EMPRESARIALES

Par hablar de los documentos empresariales en general es necesario precisar que entiende por documento en su acepción más general así documento es todo objeto mueble producto de la actividad humana independiente de su composición física y de los fines para lo cual fue creado siempre servirá de testimonio de algo...

TIPOS DE DOCUMENTOSLas empresas producen un común de documentos a fines a todas sus actividades las cuales conforman grupo específicas de manejo ordinario. Entre ellos se destacan los siguientes
Correspondencia comercial
Documentos especiales
Documentos contables
Documentos legales

SOPORTES

Documento textual: manuscritos, impresos, contraseñas y etiquetas
Documentos gráficos: cobres, mapas, planos ydibujos en general
Documentos en imagen: fotografía, videos, películas, casetes, cintas magnéticas y microfichas
Otros soportes: disquetes, disco óptico, disco compacto (CD ROM), sellos monedas
Archivo total concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital

TRANSFERENCIAS SECUNDARIAS

DOCUMETO: son documentos los escritos, impresas, planos, dibujos, cuadros,fotografías, cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías, talones contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y en general todo objeto mueble que tenga carácter representativo o declarativos y las inscripciones

Es el registro de información
Producida o recibidapor una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones

CLASES DE DOCUMENTOS:

a. SUTANTIVOS: son los que se derivan de las funciones específicas de la entidad ej. Historias clínicas planas, actas de exámenes, horarios y tarifas de empresas de transporte
a. FACILITATIVOS: son los documentos comunes a todas las instituciones ej. Historias laborales informes de gestión,actas de comité, órdenes de pago nominas, contratos, convenios, etc.…

DOCUMENTO PÚBLICO: es el otorgado por el funcionario Publio en ejercicio de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario es instrumento público. Y en concordancia con el art 14 de la ley 594 de 200, la documentación de la administración pública es producto ypropiedad del estado y este ejercerá el pleno control de sus recursos informativos.
SOPORTE DOCUMENTAL: medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel, existen los archivos audiovisuales, fotografías, fílmicos, informativos, orales y sonoros
FUNCION ARCHIVISTICA: son las actividades relacionadas con la totalidad del que hacer...
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