Bachiller

UNIDAD # 7
Correspondencia en la Empresa Objetivo:
Analizar el tratamiento y circuito seguido por la correspondencia de las empresas y organismos.

* Circuito interno de la correspondencia
* El servicio de correos
* Recepción
* Despacho
* Salida de la correspondencia
* Circulación interior
* Registro de correspondencia: Entrada y Salida

UNIDAD # 7
LaCorrespondencia en la Empresa

La Correspondencia es el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, catálogos, folletos, etc.
En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.

Circuito interno de la Correspondencia

Aquí intervienen los siguientes:
a) Recepción
b) Registro de entrada decorrespondencia
c) Registro de salida de correspondencia
d) Entrada de fax
e) Salida de fax
f) Correo electrónico

En toda empresa se mantiene la correspondencia interna y externa.
Correspondencia interna:
Esta se desarrolla entre los colaboradores de la empresa, y es la que transmite la información importante.
Pueden ser por el envío de sobres de rehúso donde se detalla el nombre dela persona a la cual se le envía la información y la persona lo remite indicando el asunto y fecha que son muy importantes y para asegurar que la información llegue al remitente se pone un correo indicando su llegada o recibo.
Correspondencia externa:
Se maneja a través del carrier, y generalmente es para enviar a los proveedores o clientes información importante como documentos o muestras delos productos que produce la empresa.

Servicios de Correo y Mensajería Externa

Toda empresa necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas al exterior, para ello podría elegir entre tres medios:
Correos:
Un servicio propio de mensajería (mensajeros contratados). Se refiere a la sociedad estatal de correos.

Por este medio se pueden realizar diferentes envíos:
* Cartas ydocumentos
* Carta postal
* Notificaciones
* Paquetes
* Libros y comunicaciones
* Envíos telegráficos, etc.

Despacho de la Correspondencia
Una vez recibida la correspondencia en la empresa luego procedemos a su despacho y distribución entre los distintos departamentos. Las notas oficiales, revistas y otras correspondencias de interés particular deben reunirse en lugares dondepuedan ser consultados por los interesados (leer biblioteca).

Despacho de Documentos
Cuando se tiene centralizado el recibo de la correspondencia, por lo general con el despeño sucede lo mismo de tal forma que esta oficina pueda recibir y enviar documentos. En este caso, las dependencias no escriben el número y la fecha a la correspondencia que genere, lo hará la oficina encargada.

Debenestablecerse normas muy precisas como:

a) Presentación de los documentos: Calidad del papel, Cantidad de copias, Firmas autorizadas y Tipos de sobres.
b) Devolución de documentos: Se debe proceder a devolver la correspondencia cuando presente errores técnicos, ortográficos o mecanográficos, borrones o enmendaduras, anexos incompletos, entre otros.
c) Impresos de firmas autógrafos: Enoriginales y copias.

El despachador de documentos se encarga de:

a) Verificar que el estilo de la presentación de la documentación corresponda al estilo de la empresa:

* Cartas (estilo bloque extremo)
* Sobre comercial
* Memorándum
* Circular general
* Circular interna
* Actas

b) Cerciorarse que el documento esté firmado por la persona autorizada y susanexos.

c) Colocar sellos a las comunicaciones que envían:

* Correspondencia externa
* Correspondencia interna (sello fechador)
* Conservar una copia de los documentos despachados para llevar una secuencia de la correspondencia.

d) Envarar la correspondencia y determinar la forma del envío con que cuenta la empresa.

e) Elaborar la relación para el control de...