Base de datos

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  • Publicado : 12 de marzo de 2011
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Microsoft Excel aporta al usuario la posibilidad de trabajar con tablas de información: nombres, direcciones, teléfonos, etc. En una base de datos se puede incluir y escribir datos en cada ficha, consultarla y modificarla siempre que se quiera.
Toda la información incluida en una base de datos se organiza en campos (cada elemento de información para todas las fichas -columnas-) y estáconstituida por registros (cada ficha que contiene los datos concretos para cada campo-filas-)
Para crear una base de datos se necesita una hoja de cálculo en blanco donde se introducen los datos de los distintos campos para confeccionar así el fichero.

Vinculación e incrustación
Vinculación e incrustación
Supongamos que en nuestra empresa cada departamento elabora un libro de trabajo donderegistra los gastos mensuales de material. Supongamos también que somos los encargados de contabilizar todos estos gastos.
¿Qué haremos, copiar de nuevo los libros de trabajo de cada departamento en un documento de totales? ¿Y si resulta que alguno de ellos todavía no estaba cerrado y nos avisan de que ha habido un cambio de última hora y que debemos modificar de nuevo nuestro documento?
No nospreocupemos, Excel nos ofrece una característica que, si la utilizamos, hará desaparecer estos dolores de cabeza de nuestras vidas. Se trata de la vinculación, que permite trabajar con datos o aplicaciones externas a nuestro libro y que además actualiza automáticamente cualquier cambio efectuado sobre los datos originales.
¿Y si junto al cuadro de totales deseamos disponer de un documento de Worddonde anotaremos, por ejemplo, las tendencias en los gastos? Excel también nos puede facilitar las cosas, gracias a la posibilidad de incrustar documentos de otras aplicaciones dentro de la hoja de cálculo.Veamos cómo podemos utilizar estas características.
Vinculación

Cuando hablamos de vinculación hemos de distinguir la que se efectúa sobre datos de Excel y la de información provenientede otras aplicaciones. Respecto a la primera situación, podemos vincular celdas de la hoja de cálculo actual, de otra hoja de cálculo del libro actual, e incluso de otro libro de trabajo. La manera de proceder para realizar esta tarea es siempre la misma:
1.Abrimos el libro que vaya a contener el vínculo, denominado libro de destino, y, en caso de que sea otro distinto, el que contenga los datos conlos que deseemos establecer el vínculo (denominado libro de origen).
2.En el libro de destino, hacemos clic en el botón Guardar .
3. Seleccionamos la celda o las celdas desde las cuales deseemos establecer el vínculo.
4.Si estamos creando una nueva fórmula, escribimos un signo igual (=) en el cuadro de fórmulas.
5.Si introducimos el vínculo en otro lugar de la fórmula, escribimos el operadoro función que debe preceder al vínculo.
6. Hacemos clic en el libro de origen y, a continuación, en la hoja de cálculo que contenga las celdas con las que deseemos establecer el vínculo.
7. Seleccionamos las celdas que deseamos vincular.
8. Acabamos de completar la fórmula, y una vez introducida, presionamos la tecla Enter.

Nota:Este curso forma parte del libro "CEO -   Implantacion ymantenimiento de aplicaciones ofimaticas y corporativas" del autor F. Oltra, J. Albert, S. Sabaté, J. Vinaixa, publicado por la editorial McGraw-Hill (ISBN: 84-481-9942-1).
Capítulo 2:  Vinculación
El aspecto de los vínculos difiere según cual sea el origen de los datos:
- Si provienen de la hoja actual únicamente se inserta el nombre de la celda (por ejemplo C5).
- Si los datos se encuentran enotra hoja del mismo libro entonces primero se inserta el nombre de la hoja seguido de un signo de exclamación invertido y finalmente el nombre de la celda (por ejemplo Hoja1!C5).
- Si el origen es un libro diferente entonces se presentan dos situaciones distintas. Cuando el libro de origen está abierto, el vínculo incluye el nombre del libro entre corchetes, seguido del nombre de la hoja de...
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