Base de datos

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UNA BASE DE DATOS
Es una recopilación de información relativa a un asunto o propósito particular, como el seguimiento de pedidos de clientes o elmantenimiento de una colección de música. Si la base de datos no está almacenada en un equipo, o sólo están instaladas partes de la misma, puede que deba hacer un seguimiento de información procedente de varias fuentes en orden a coordinar y organizarla base de datos.
LOS OBJETOS DE TRABAJO DE ACCESS
Tablas: Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.
Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablasanteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.

Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Los formularios se pueden usar para controlar el acceso a los datos, como qué campos o filas de datos se van a mostrar. Por ejemplo, puede que algunos usuarios necesiten ver sólo algunos de loscampos de una tabla que contiene numerosos campos. Si se proporciona a esos usuarios un formulario con sólo esos campos, les será más fácil usar la base de datos. Asimismo, se pueden agregar botones y otras funciones a un formulario con el fin de automatizar las acciones frecuentes.
Un informe access no es mas que una tabla o consulta mostrada en una forma "elegante y dinámica", los informes sonuno de los módulos de access mas importantes, ya que permitenautomatizar en gran medida el desarrollo de documentos a partir de bases de datos. Gracias a las herramientas de agrupación y ordenación de datos, y combinado con el código vba que podemos asociar al informe.
Una consulta recupera informaciones de la Base de Datos y eventualmente las presenta en la pantalla. Serán estudiados tres tiposde consultas:
* De selección: selecciona y presenta registros en formato patrón
* De referencias cruzadas: selecciona y presenta registros en formato de planilla
* De acción: altera el contenido de registros en una única operación
Los registros seleccionados constituyen un conjunto. Este conjunto es dinámico en el sentido de que su contenido tiene por origen varias tablas y con elsentido de solo existir mientras la consulta esté activa. Al cerrar una consulta, el conjunto de registros deja de existir. Esto constituye una gran ventaja pues si alteramos los datos de una tabla las consultas sobre ella automáticamente reflejarán esas alteraciones.
Las consultas constituyen un recurso práctico para obtener informaciones específicas contenidas en la Base de Datos. Con ellaspodemos:
* Elegir campos específicos de tablas específicas;
* Seleccionar informaciones vía criterios;
* Mostrar las informaciones en varios órdenes;
* Obtener datos de varias tablas simultáneamente;
* Calcular totales;
* Crear formularios e informes;
* Crear otras consultas y gráficos.
CREAR UNA BASE DE DATOS
Al iniciar Microsoft Access 97 aparece automáticamenteun cuadro de dialogo con opciones para crear una nueva base de datos o abrir una base de datosexistente.
Para crear una base de datos tenemos dos opciones: Base de datos en blanco y Asistente para bases de datos.
Cuadro de dialogo inicial de Access.
 
* Crear una base de datos sin usar el asistente (Base de Datos en Blanco)
Este método nos permite crear una base de datos en blanco y agregarleposteriormente las tablas, formularios, informes y otros elementos.
Para crear una base de datos sin utilizar el asistente seguiremos estos pasos:
1. (a) Si tiene a la vista el cuadro de dialogo inicial de Access, haga clicen Base de datos en blanco y después en aceptar.
 

(b) Si no tuviera en pantalla el cuadro de dialogo inicial, pulse en el botónNueva base de datos en el menú archivo,...
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