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5.3.8 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
¿Por qué digitalizar la documentación?
La creciente necesidad de información ha provocado la necesidad de distribuir, acceder y almacenar documentación importante de forma fácil, rápida, segura y económica. Digitalización es la conversión de documentos en papel a imágenes electrónicas por medio de un scanner, las cuales son almacenadas en unaComputadora personal. Una vez almacenadas en su PC estas pueden ser localizadas en segundos.

Desventajas del archivo en papel:
 Elaboración de Índices, gastos de almacenaje,
 Múltiples Archivos, Depuración de los documentos, Localización,
 Manipulación, Archivamiento,
 Pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos,
 Retraso en firmas y autorizaciones,
 Elevados costos, Extravío dedocumentos, Exceso en fotocopias,
 Duplicidad de trabajo, Archivos duplicados,
 Falta de seguridad y confiabilidad, Uso cooperativo,
 Altos costos de administración, Velocidad de respuesta, Ecología,
 Seguimiento y control de documentos.








Ventajas de la digitalización de documentos:
 Permite un rápido y fácil acceso a la información.
 Elimina el extravío de documentos. Resguarda la información en múltiples formatos electrónicos.
 Controla el acceso a la información por niveles de seguridad. Firmas digitales.
 Mejora los tiempos de acceso para la búsqueda de documentos
 Permite almacenar todo tipo de documentos (tamaño, formato, color, etc.).
 Resguarda la documentación. Optimiza el espacio físico convirtiendo pilas de papel en
un simple CD-ROM oalmacenado en una máquina.
 Protege la información teniendo varios respaldos de la información.
 Agiliza y eficientiza el servicio a clientes
 . Ordena de manera lógica los expedientes.
 Permite una fácil distribución de documentos vía Internet o intranet
 Protege los documentos contra la acción de agentes externos y deterioro de los mismos
 . Reduce costos de operación.
 Incrementa laproductividad.
 Permite simultaneidad de usuarios al mismo documento.
 Diferentes sistemas operativos pueden tener acceso a los archivos digitales.
 Bajo costo de almacenamiento
 Elimina costos de impresión, fotocopiado de documentos





5.4 CONTROL DE LA COMUNICACIÓN ESCRITA
Uno de los objetivos principales en el control de la comunicación escrita es evitar la pérdida de documentosprestados, por ello, es necesario establecer un sistema de cargos de documentos, así como el formulario especial de requisición de documentos archivados. Con esto, se sabrá quien tiene el expediente, cuando se le prestó, como las guías de salida, la tarjeta anunciadora octagonal, el comprobante de ruta y la tarjeta de sustitución de archivo de seguimiento para documentos prestados.
Esteprocedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos después de que han sido creados o recibidos.
Los principios de control y retención suponen que ningún documento que se archiva debe ser olvidado, que cada uno de ellos es muy valioso para el negocio, y que si un documento deja de tener valor para la empresa, debe destruirse.
El control de los documentos empieza a un antes de que sean archivados(el sello fechador es un control) y termina cuando son eliminados. Los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben.
Uno de los principales problemas en el control es evitar la pérdida de documento prestados de los archivos. Un buen sistema de cargos de documentos es la mejor solución.
Otro problema en el control de ellos es evitar que se pierdan dentro delas gavetas.

5.4.1 SISTEMA DE CARGO
Se necesitan apenas 30 segundos para registrar adecuadamente el préstamo de un documento, de no ser así podría ser necesario invertir varias horas para encontrar uno que se prestó pero que no fue debidamente registrado.
El empleado ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia:
1. Atiende las solicitudes de documentos archivados....