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La organización empresarial y papel de las secretarías ejecutivas
Una organización a cualquier nivel es un sistema y funciona como un todo integrado en el cual las partes son interdependientes. Una empresa como sistema está formada por un conjunto coherente de elementos que interactúan armónicamente.
Toda organización tiene su propia cultura, que evidencia “algo especial” que la diferencia deotras, aunque a simple vista nos resulte definir en qué consiste.
1. LAS ORGANIZACIONES:
1) ORGANIZACIÓN FORMAL:
Es la organización basada en una división del trabajo racional, en la diferenciación e integración de los participantes de acuerdo con algún criterio establecido por aquellos que manejan el proceso decisorio. Es la organización planeada; la que está en el papel.
Es generalmenteaprobada por la dirección y comunicada a todos a través de manuales de organización, de descripción de cargos, de organigramas, de reglas y procedimientos, etc.
2) ORGANIZACIÓN INFORMAL:
Es la organización que emerge espontánea y naturalmente entre las personas que ocupan posiciones en la organización formal y a partir de las relaciones que establecen entre sí como ocupantes de cargos.
Seforma a partir de las relaciones de amistad o de antagonismo o del surgimiento de grupos informales que no aparecen en el organigrama, o en cualquier otro documento formal.
 La organización informal se constituye de interacciones y relaciones sociales entre las personas situadas en ciertas posiciones de la organización formal.
La organización informal comprende todos aquellos aspectos del sistemaque no han sido planeados, pero que surgen espontáneamente en las actividades de los participantes, por tanto, para funciones innovadoras no previstas por la organización formal.
3) LA ORGANIZACIÓN MODERNA:
* Contradictoriamente con el alto nivel de desarrollo técnico y automatización alcanzado en este siglo, depende cada día más de los hombres, de su capital humano, siendo su desempeñola mayor ventaja competitiva del sistema, y algo que no podrá copiar la competencia.
* Define su MISIÓN como la razón de ser de su existencia. Aquello que si no se cumple no merece la pena que exista la misma.
La misión como punto que marca el rumbo organizacional está soportada en metas o aspiraciones a corto, mediano y largo plazo que van acotando de forma concreta en el tiempo lasresponsabilidades definidas de la organización total y de cada una de los niveles de la estructura, gerentes, mandos intermedios y empleados.
Las Secretarias y Asistentes de Gerencia se convierten entonces en los brazos de los gerentes para impulsar y multiplicar las acciones de la organización en aras de cumplir las metas y la Misión Empresarial.
2. ORGANIZACIÓN DE LA AGENDA DE TRABAJO
La agenda esconfidencial, ya que contiene la vida laboral de su titular.
En la agenda hay que colocar adecuadamente la información y tenemos que consultarla para recordar la información.
3. TIPOS DE AGENDA:
a. Agenda normal o estándar: Sencilla con todo lo imprescindible.
b. Agenda personal: Planificaciones diversas, las diferentes partes de la agenda están diferenciadas por separadores decolores.
c. Agenda electrónica: Son practicas por la gran cantidad de información que almacenan en el mínimo espacio.
d. Agenda de ordenador: Están en el ordenador (Outlook)
PARTES MÍNIMAS DE UNA AGENDA
* Listín telefónico y de direcciones
* Calendarios: Año actual, anterior y posterior
* Planning: Suele ser mensual
* Dietario: Apuntado normalmente por horas
I.Agendas que usa la secretaria
En ella se planificarán las tareas, día y hora de realización y entrega.
II. Agenda del jefe:
En esta se anotaran todas aquellas actividades que competen al jefe.
III. Gestión de la agenda del jefe
Las actividades de la agenda del jefe se deben distinguir en tres ámbitos:
A. Familiar: No se debe invadir, si es necesario hay que consultarlo con él,...