Caja de recepción (hotelería)

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El departamento de Caja de Recepción pertenece al Área de División de Cuartos, la cual está formada por el Gerente de División de Cuartos como el alto rango, seguido por el Jefe de Recepcionistas al cual le reportan el Concierge y los Recepcionistas; la función de Caja de Recepción la realizan los mismos recepcionistas, este tipo de organización se utiliza en el Hotel Galería Plaza. En el casodel Hotel Fiesta Americana, el área se llama Servicio al Huésped el cual está formado por el Gerente de Servicio al Huésped, al cual le reportan el Chief Concierge, el Call Center y Recepción, este último realiza la labor de Caja de Recepción. En esta exposición se hablará sobre algunas actividades que realiza el departamento de Caja de Recepción, como son:
* Traspaso, Cambio de Habitación,Salidas de Comprobantes, Salidas de Huéspedes (Check Out), Revisión de Crédito y Efectivo a Huéspedes.

TRASPASO.
Esta acción se refiere al hecho de transferir un cargo de una cuenta a otra. Ejemplo: Dos amigos se hospedan en el mismo hotel pero cada quien pagará lo suyo (hospedaje, alimentos, etcétera). De repente, uno de ellos decide pagarle la cuenta al otro, entonces tendrán que ir arecepción y solicitar el traspaso; el recepcionista buscará en el sistema la cuenta o folio a transferir, luego se transferirá el cargo y al final en el sistema se le da “Aceptar” y el cargo estará transferido. Como aclaración los traspasos se pueden hacer por Cuenta o por Folio, una Cuenta se refiere a los cargos globales de una habitación, a su vez una Cuenta puede incluir varios Folios en los cualesexisten cargos que se hicieron en diferentes restaurantes o bares del hotel y, con esto, se puede hacer un traspaso de cierto número de Folio a otro.

CAMBIOS DE HABITACIÓN.
Se refiere al acto de cambiar físicamente y en el sistema de una habitación a otra al huésped, por varios motivos, siempre y cuando haya habitaciones disponibles.
Se puede realizar por diversos motivos, entre ellos:
*Mal olor en la habitación.
* No cumple con las expectativas del huésped.
* Tiene desperfectos que mantenimiento no ha podido resolver.


Para realizar un Cambio de Habitación, se sigue este proceso:
El huésped solicita su cambio en recepción, luego en recepción deben de revisar si hay habitaciones disponibles e inmediatamente se realiza el cambio en el sistema; luego se hacenlas anotaciones en la fecha de Check In, luego se avisa a Ama de Llaves para hacer una última limpieza a la nueva habitación y también a la habitación que se deja y por último se avisa a Room Service para que le haga una factura al huésped en caso de que éste haya consumido algo en su estancia en la habitación a dejar. También se le avisa a Room Service para que, en caso de ser huésped VIP, se leslleve sus cortesías a la nueva habitación.

SALIDAS DE COMPROBANTES.
Se refiere a la entrega de comprobantes, facturas, pagarés de tarjetas, etc., a algún ejecutivo del hotel que lo solicite, en este caso se anota en la bitácora del cajero y el ejecutivo debe firmar de recibido, además de que debe ir firmado por el Contralor General como autorización.

SALIDAS DE HUÉSPEDES.
A estaacción también se le llama Check Out, y es el momento en el que el huésped salda sus cuentas para abandonar el hotel y pueden ser a tiempo o tardías.
Para realizar esta acción primero se le pide al huésped la llave de la habitación donde estuvo hospedado, luego se revisan los cargos del día en el que va a salir del hotel (en caso de que haya desayunado antes de realizar su Check Out), además se lepide un inventario a Servibar de lo que haya consumido el huésped. Después, se imprime el Estado de Cuenta del huésped y se le invita a que lo revise para confirmar algún error que haya; después se le cobra y se le elabora su factura. Como invitación, se le pide al huésped que llene una Evaluación del servicio del hotel, luego se le entregan sus comprobantes (de preferencia dentro de un sobre en...
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