Caja de recepcion

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  • Publicado : 31 de agosto de 2010
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Traspasos:
Se refiere al acto de quitar un cargo hecho a una cuenta y cargarlo a otra. Esto implica hacer un abono a una cuenta X y el cargo a una cuenta Y.
Cambios de habitación
Cuando el recepcionista hace cambio de habitación, debe avisar al cajero de inmediato. Este se encargara de hacer los cambios y las modificaciones pertinentes en la cuenta del huésped:
* Cambiar los cargos alnuevo lugar respectivo (comprobantes)
* Modificar el número en los comprobantes (circular el número anterior y escribir el nuevo en ellos).
* Avisar al departamento encargado del servi-bar para que detecte los cargos pendientes.
* Avisar al departamento de teléfonos para ver la posibilidad de que la extensión de la habitación desocupada tenga acceso directo a llamadas LADA.
* En casode que el huésped tenga una caja de seguridad, es preciso hacer las modificaciones respectivas.
* Existen algunas otras modificaciones dependiendo de la naturaleza del sistema de control de cuentas (si es computarizado o manual).
Salida de comprobante y documentos de la caja
En caso de que algún ejecutivo del hotel solicite los comprobantes, facturas, pagares de tarjetas, etc., se debeanotar en el libro de pendientes (bitácora) del cajero e indicar el nombre de la persona para que firme de recibido.
El cajero tiene una gran responsabilidad, pues tiene bajo su custodia documentos de gran importancia para lograr un control adecuado de las cuentas. Cada hotel debe establecer los puestos ejecutivos a los cuales los cajeros podrán entregar los comprobantes u otro tipo de documentos.Salidas
En el momento de su salida, el huésped debe acudir a la caja de recepción. El cajero debe seguir los siguientes pasos:
a) Solicitar al huésped la llave de la habitación.
b) Pedir al huésped amablemente los objetos que le prestó el hotel. (Llave de caja de seguridad, control remoto de TV, plancha, toallas de alberca, artículos deportivos, etc.).
c) Cargos pendientes del día (enalgunos casos se tuvo algún cargo de desayuno y este aun no se ha cargado a la cuenta).
d) En caso de que la habitación tenga servibar, se envía a una persona a realizar el inventario respectivo.
e) Imprimir un estado de cuenta y pedir amablemente su revisión por parte del cliente.
f) Pedir la tarjeta de crédito del huésped y cobrar, regresar el voucher anterior al cliente. En caso dehaber pagado en efectivo y tener que hacer alguna devolución, se debe solicitar al cliente la firma de recibido por la cantidad que aparece en la forma impresa respectiva.
g) Preguntar al huésped a nombre de quien se realizara la factura (pedir la información respectiva, RFC, dirección, etc.).
h) Invitar al huésped a llenar la forma impresa de evaluación del servicio del hotel.
i)Entregar al huésped la factura con los comprobantes respectivos en un sobre especial, en el cual deben estar anotados los teléfonos del hotel para futuras reservaciones. En algunos hoteles se le entrega al huésped el “pase de salida” para que este se lo entregue al bell boy al salir.
j) Despedir al cliente amablemente.
Si el cajero se entera de que el huésped ira a alguna ciudad en la cualtenga sucursales la cadena de nuestro hotel, se le debe informar y se le indica que se le puede hacer la reservación en ese mismo momento.
Salidas tarde
Si el huésped sale después de la hora de salida, el cajero procederá a cargar en su cuenta la cantidad respectiva. Existen algunos huéspedes a los que, por algún motivo, no se les hará este cargo; en estos casos, el cajero debe solicitar al jefe derecepción, al gerente de la división de habitaciones o al ejecutivo de guardia la autorización respectiva firmada.
Todas las facturas deben ser marcadas con la hora de salida. En algunas ocasiones, la misma computadora imprime la hora de salida; en otras, el cajero dispone de un reloj marcador en el cual se marca en la factura la fecha y hora de salida. Cualquier salida tarde no cobrada...
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