Capitulo 4 Organización y Sistemas

Organización y Sistemas
Capítulo 4

La tarea más importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. La función administrativa más básica es la planeación, esta implica la selección de misiones y objetivos, así como las acciones para cumplirlos y para ello requiere de la toma de decisiones. Así, los planesconstituyen un método racional para el cumplimiento de los objetivos preseleccionados. Tiende un puente en el punto donde se está y aquel a donde se desea ir.
Planeación y control son inseparables. No se puede saber si efectivamente se dirige a donde se quiere ir sino se sabe a dónde se quiere ir.

Tipos de planes
Propósitos o misiones
En la misión o propósito se identifica la tarea básica de unaempresa. En todo sistema social, las empresas tienen una función que la sociedad les asigna. Las empresas comerciales por ejemplo, tienen como propósito la producción y distribución de bienes y servicios; y el propósito de una universidad es la enseñanza, la investigación y la prestación de servicios a la comunidad.

Objetivos o metas
Son los fines que se persiguen por medio de una actividad.Representan no sólo el punto terminal de la planeación, sino también el fin que se persigue mediante la organización, la integración de personal, la dirección y el control.

Estrategias
La determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.

Políticas
También forman parte delos planes en el sentido que consisten en criterios generales que orientan el pensamiento en la toma de decisiones. No todas las políticas son “enunciados”; a menudo se desprenden sencillamente de acciones de los administradores.
Las políticas ayudan a decidir asuntos antes de que se conviertan en problemas, vuelven innecesario el análisis de la misma situación cada vez que se presenta y unificanotros planes, permitiendo así a los administradores delegar autoridad sin perder el control de las acciones de sus subordinados. Existen muchos tipos de políticas.

Procedimientos
Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras. Consisten en secuencias cronológicas de las acciones requeridas. Son guías de acción, no de pensamiento, en las que sedetalla la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades.

Reglas
En ellas se exponen acciones u omisiones específicas, no sujetas a la discrecionalidad de cada persona. Son por lo general el tipo de planes más simple. “No fumar” es una regla que no permite ninguna desviación respecto del curso de acción estipulado. La esencia de una regla es reflejar una decisión administrativa encuanto a la obligada realización u omisión de una acción.

Programas
Son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, pasos a seguir, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado; habitualmente se apoyan en presupuestos.

Presupuestos
Es una formulación de resultados esperados expresada en términos numéricos. Podría llamarse unprograma “en cifras”. Un presupuesto puede expresarse en términos financieros; en términos de horas-hombre, unidades de producto u horas-máquina, cualesquiera términos numéricamente medibles.
Los presupuestos son instrumentos de control; su elaboración corresponde evidentemente a la planeación. Un presupuesto obliga a una empresa a realizar por adelantado una recopilación numérica de sus expectativasde flujo de efectivo, ingresos y egresos, o la utilización de horas hombre-máquina.

Pasos de la planeación

1. Atención a las oportunidades
La atención a las oportunidades tanto en las condiciones externas como dentro de la organización es el verdadero punto de partida de la planeación. Todos los administradores deben ser un análisis preliminar de las posibles oportunidades futuras y...