Caracteristicas de las comunicaciones internas y externas empleadas en las empresas

COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Las empresas permanentemente envían y reciben cartas de solicitud, cotización, oferta, remesa, reclamación y ajuste entre otros.
Los funcionarios recurren a los memorandos para dar instrucciones, solicitar informes, pedir acción y muchos otros motivos relacionados con el personal interno, algunos de estos mensajes generan informes con respuestas breves.
Enforma ocasional también se producen mensajes de felicitación, condolencia, agradecimiento y cumplidos que algunas veces se dirigen internamente y otras tienen destinos diferentes.
Para su envío se recurre al correo tradicional, al fax, al correo electrónico y a la entrega personal, pero en todos los casos el éxito de la comunicación radica primordialmente en su claridad y precisión. Saberredactar una carta, un memorando, un informe o un mensaje cualquiera, garantiza relaciones comerciales y personales óptimas.
CARACTERÍSTICAS DE UNA COMUNICACIÓN EFECTIVA
Una comunicación es efectiva cuando no se hacen necesarias nuevas comunicaciones aclaratorias, ni llamadas telefónicas para completar la información, n juegos de ingenios ni adivinanzas para acertar la interpretación del mensaje, locual crea, mantiene y fortalece un clima de amistad y deseos de corresponder positivamente.
Las características que deben tenerse en cuenta en una comunicación son, principalmente:
* Asertividad
* Modernismo
* Integridad
* Claridad
* Eficiencia
* Brevedad y,
* Corrección.
ASERTIVIDAD
Una comunicación es asertiva cuando el tono empleado y las expresiones utilizadasdespiertan sentimientos positivos, imprimen amistosidad, favorecen la imagen de la empresa y motivan a actuar de acuerdo con lo planteado en ella.
Imprimen Asertividad a la comunicación los comentarios positivos, las frases de saludo y despedida con expresiones como:
* Complacidos les informamos
* Con mucho gusto les comunicamos
* Es muy placentero informarles
* Lamentamoscomunicarles
* Sentimos mucho lo ocurrido
De los siguientes párrafos de una carta determinada cuál es el más asertivo:
Les informamos que su solicitud de crédito por $20´.000.000 fue aprobada en el Comité Financiero por tanto debe acercarse a nuestras oficinas para los trámites correspondientes.
Nos complace informarle que su solicitud de crédito por $20´.000.000 fue aprobada en el Comité Financiero,por tanto le sugerimos que se acerque a nuestras oficinas para los trámites correspondientes.
Ejercicio:
Aplicar términos de Asertividad a los siguientes párrafos de cartas:
1. Le comunicamos que su solicitud de crédito por $15.000.000 no fue aprobada por el Comité Financiero por tanto todas sus compras deberá pagarlas de contado.
2. Le informamos que en razón del excelente manejo de sucrédito hemos decidido ampliarlo en $10.000.000 para un total de $25.000.000. Esta ampliación podrá hacerla efectiva a partir de su próximo pedido.
3. Le comunicamos que a partir del 1º de Junio será ascendido al cargo de Supervisor de Ventas. Esperamos que su desempeño siga siendo tan eficiente como hasta ahora.
MODERNISMO
La terminología de la correspondencia ha experimentado importantesinnovaciones que el redactor debe considerar cuando se comunica con sus clientes. La utilización de términos obsoletos transmite una imagen negativa de la empresa.
TÉRMINOS OBSOLETOS
* Por medio de la presente le informamos que
* Acusamos recibo de su carta
* Adjunto a la presente le enviamos
* El 30 de los corrientes
* Sin otro particular, nos despedimos
* Apreciado Doctor Carlos:* Me dirijo a usted para comunicarle
* Del año en curso.
TÉRMINOS MODERNOS:
* Con mucho gusto le informamos que
* Muchas gracias por su carta
* Complacidos le enviamos
* El 30 de Mayo de 2011
* Hasta otra oportunidad
* Cordial saludo, Doctor Castro.
* Complacido le comunico
* De 2010

EJERCICIO
Leer atentamente los siguientes párrafos y redactarlos de...