Caracterizacion de procesos

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CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS
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GUÌA BÁSICA PARA DOCUMENTAR

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GUÍA BÁSICA PARA DOCUMENTAR

CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS

UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

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PRESENTACIÓN El UN-SIMEGE, Sistema de Mejor Gestión, es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías,técnicas y mecanismos para mejorar la gestión y el manejo de los recursos de manera que se fortalezca la capacidad administrativa y el desempeño de la Universidad Nacional de Colombia. Con el SIMEGE la Universidad como parte del Estado, proporciona una estructura para el control de la estrategia, la gestión y la evaluación institucional, con el fin de orientarla hacia el cumplimiento de sus objetivosmisionales, dando un enfoque lógico y racional a la gestión para lograr la calidad de la misma, al ser coherente y mejorar las prácticas de trabajo, los productos y los servicios de manera que satisfagan las necesidades de sus usuarios. El SIMEGE contempla 5 fases para su implementación, la tercera de ellas validación con lo normativo, en la que se espera Organizar y ejecutar levantamiento eimplementación de procesos seleccionados lo que incluye definir métodos, especificaciones, directrices, responsabilidades, autoridades, perfiles y flujos de información requeridos para cumplir con las actividades y ejecutar las tareas de la institución y elaborar con base en ellos mapas de riesgo. Dicha tarea requiere la unificación de conceptos en torno al tema de los procesos institucionales, además dela definición de un esquema metodológico que establezca la ruta de acción para lograr los resultados esperados, por lo que se hace necesario estructurar el presente documento que fija dichas directrices y establece las tareas requeridas para cumplirlas.

1. OBJETIVO DE LA GUIA Unificar semánticamente los conceptos que guían la implementación de un esquema de gestión por procesos en la UniversidadNacional de Colombia y establecer una orientación metodológica que facilite el ejercicio de documentar sus procesos y procedimientos.

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2. ALCANCE Aplica para la documentación de todos los procesos y procedimientos de la Universidad en sus diferentes dependencias, sedes (NODOS) y procesos. La presenteguía establecerá el esquema metodológico y apoyará su aplicación a través de un ejemplo práctico con un proceso determinado.

3. DEFINICIONES 3.1 Caracterización de procesos y servicios: Documento que describe las características generales del proceso, esto es los rasgos diferenciadores del mismo. 3.2 Desplegar: Desdoblar, extender lo que está plegado. Aclarar y hacer patente lo que estaba agregadoo subsumido. 3.3 Documento: información y su medio de soporte. EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, muestra patrón o una combinación de estos. 3.4 Guía: Documento que establece pautas de acción, recomendaciones o sugerencias de expertos en temas determinados y que apoyan lagestión de los procesos o la documentación de los mismos. 3.5 Interacción de procesos: medios con los que se relaciona y comunica un proceso. Documentos, registros, recursos o materiales. 3.6 Macroproceso: propósito, función o servicio de una entidad o dependencia, generalmente establecido por la norma de creación de la misma. En general los macroprocesos recogen un conjunto de procesos quepermiten alcanzar el resultado propuesto. 3.7 Proceso: conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Una salida de un proceso generalmente es la entrada de otro.

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3.8 Procedimiento: Documento que describe la...
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