Carta

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  • Publicado : 24 de mayo de 2011
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LA CARTA DE COBRANZA

¿Ha cobrado alguna vez a alguien y después ha continuado disfrutando de su amistad, simpatía y aprecio? Más de un amigo se ha perdido, sin embargo, por haberle cobrado el dinero que se proporcionó en forma generosa.
La esencia de este problema debe ser entendida y aplicada al escribir una carta de cobranza.

DEFINICIÓN
La cobranza en redacción está constituida por unaserie de cartas, diferentes en tono y conducentes a obtener el cheque que cancele una cuenta vencida.

OBJETIVO
Una carta de cobranza tiene un propósito doble:
a. Cobrar una cuenta vencida.
b. Preservar la simpatía, amistad y buena voluntad del cliente o deudor.
Debido a la complejidad de la idiosincrasia humana y la necesidad de mantener el favorecimiento del cliente que compra acrédito, el planeamiento de este tipo de cartas requiere especial tacto y cuidado.

FACTORES IMPORTANTES
Los factores que facilitan considerablemente la escritura de una carta de cobranza y aseguran su éxito son:
a. Conocimiento amplio del cliente.
b. Programa sistemático de cobranza.
c. Tono adecuado.
d. Presentación apropiada.

A. CONOCIMIENTO DEL CLIENTE
Se logra mucha eficaciaen la escritura de una carta de cobranza si se conoce a nuestro cliente con suficiente minuciosidad.
Pueden brindarse extensiones en su plazo de pago al cliente cuyo negocio ha sido afectado por un siniestro, o una baja en su rendimiento por circunstancias temporales.

B. COBRANZA SISTEMÁTICA
Un programa de cobranza sistemática influye considerablemente sobre la decisión del dienta] pagaro no. Este consiste en la preparación de una serie de cartas que se envían periódicamente al cliente moroso; los períodos pueden ser de quince o de veinte días, que es el plazo normal para que se realicen las labores administrativas de correspondencia, trámites bancarios, y el tiempo que tomaría el servicio de correos. Las fechas se ordenan dentro de un cuadro cronológico que puede tomar laforma siguiente:

Día de | Primera | Segunda | Tercera | Cuarta |
vencimiento | Carta | carta | carta | carta |
| ENERO | | FEBRERO | MARZO | ABRIL |
1 | 6 | 26 | 16 | 16 | _ |
2 | 7 | 27 | 17 | 17 | - |
3 | 8 | 28 | 18 | 18 | — |
| | | | | |
4 | 9 | 29 | 19 | 19 | — |
5 | 10 | 30 | 20 | 20 | - |
| | | | |
| | | 1a. Carta | 2a. Carta | 3a. Carta | 4a. Carta || | | Febrero | Febrero | Marzo | Abrí |
27 | _ | _ | 1 | 21 | 11 | 11 |
28 | — | - | 2 | 22 | 12 | 12 |
29 | — | — | 3 | 23 | 13 | 13 |
30 | - | - | 4 | 24 | 14 | 14 |
31 | — | — | 5 | 25 | 15 . | 15 |

Ejemplos
De acuerdo con este cuadro, si la fecha de vencimiento de una factura fuera el 3 de enero, la primera carta se debería enviar al cliente el 8 de enero; la segunda el28 de enero, la tercera el 18 de febrero y la cuarta el 18 de marzo. ¿Cuál sería el programa de cobranza para una factura cuyo vencimiento de pago fuera el 29 de enero?

C. TONO ADECUADO

El tono que debe usarse en una carta de cobranza también es un factor determinante para su éxito. Si se tiene en cuenta que es preciso preservar la buena voluntad del cliente, no se debe alterar el tratocordial que es típico de la carta comercial aun cuando sea firme la actitud de recuperar lo que se nos adeuda. Como el tono de las cartas de cobranza corresponde a cuatro diferentes etapas, las clasificamos en cuatro categorías:
1. Notificación amistosa
2. Segunda notificación
3. Discusión
4. Ultimátum

1. NOTIFICACIÓN AMISTOSA
Trascurridos los primeros días siguientesal vencimiento de una factura, el cliente debe recibir una nota que le recuerde que estamos pendientes de su remesa. Al enviar esta nota, suponemos que el cliente ha pasado por alto el pago de la cuenta vencida y que pagará en cuanto la reciba.

Estudie las siguientes muestras:

NOTIFICACIÓNEstimado cliente:Lo saludamos y recordamos que tiene una cuenta vencidaAtentamente, | Estimado...
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