Cartas Automaticas

Cómo crear una carta mediante el uso de información de una base de datos de Access en Word 2002
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Resumen
Este artículo explica cómo utilizar la característica de combinación de correspondencia en Microsoft Word 2002 para crear e imprimir cartas que llaman a datos de una base de datos de Microsoft Access. En este artículo contiene instrucciones acerca de cómo utilizar la tabla Customers en una base de datos de ejemplo Neptuno que se proporciona con Access.

Cuando utilizala característica de combinación de correspondencia de Word 2002, Word combina un documento principal con una lista de destinatarios (archivo de datos) para generar un conjunto de documentos de salida (formulario de cartas):
El documento principal contiene el texto básico, que es el mismo en todos los documentos de salida. Puede contener un membrete, texto e instrucciones dentro de los campos decombinación para insertar texto (por ejemplo, nombres de los destinatarios y las direcciones) que varía de un documento de salida a otro.
La lista de destinatarios es una base de datos, por ejemplo, un acceso base de datos archivo 2002, que contiene los datos que se van a combinar en los documentos resultantes. Esta base de datos es habitualmente una lista de nombres, direcciones, números deteléfono y otras variables.
Los documentos resultantes son el resultado de la operación de combinación de correspondencia. El texto en un documento de salida puede ser la misma en todos los documentos de salida, pero se puede aplicar formato a documentos específicos.
Paso 1: preparar la base de datos de Access

Antes de continuar con el Asistente para combinar correspondencia, decida cómo deseautilizar la base de datos de Access para la carta en Word 2002. Hay varios métodos que puede utilizar:
Usar una tabla de Access o consulta en una palabra documento
Exportar una tabla o consulta Access directamente a un documento de Word
Exportar los datos de Access como un origen de datos
Copiar y pegar datos de Access como un origen de datos
Usar una tabla de Access o consulta en una palabradocumento

Puede usar una tabla o consulta Access directamente desde dentro de una operación de combinación de correspondencia en Word, sin realizar modificaciones adicionales en la tabla o consulta.

Para usar una consulta de Access o una tabla como un origen de datos, continúe con los pasos descritos en la sección paso 2: configurar el documento principal de este artículo.

Exportar una tablao consulta Access directamente a un documento de Word

Puede utilizar Access para incrustar los datos de una tabla de Access o la consulta directamente en un documento de Word. Para incrustar datos desde una base de datos de Access en un documento de Word, siga estos pasos:
Abra la base de datos y, a continuación, seleccione la tabla o consulta que contiene los datos que desea incrustar en unapalabra documento.
En el menú Herramientas , haga clic en Vínculos con Officey, a continuación, haga clic en Combinar con MS Word (o haga clic en Combinar con MS Word en la barra de herramientas de Vínculos con Office ).).

Se inicia el Asistente para la combinación de correspondencia de Microsoft Word.
Seleccione la opción de vincular los datos a un documento de Microsoft Word existente ocrear un nuevo documento y, a continuación, vincular los datos a él . Si se selecciona vínculo a un documento de Microsoft Word existente, el Asistente pedirá la ubicación del documento. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar.
El asistente inicia Word y, a continuación, activa un vínculo de combinación de correspondencia a la tabla o consulta.

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