Cartera

DEPARTAMENTO DE CRÉDITO Y COBRANZA
OBJETIVO: Gestionar y efectuar el cobro de los créditos a favor de la entidad,
administrar y controlar la cartera de clientes que garantice una adecuada y oportuna captación de recursos, analizar y proponer los montos y antigüedad de los créditos otorgados.

* PROCESOS CONTABLES PERIODICOS:
+Balance mensual de cartera vigente+balance mensual de cartera vencida
+Reportes de novedades a contabilidad
+Lo que solicite la Gerencia y la Dirección operativa de negocios financieros

FUNCIONES
Ø Coordinar y supervisar el proceso de recuperación de cuentas por cobrar, y verificar su registro.
Ø Proponer estrategias y diseñar controles administrativos para la recuperación de las cuentas por cobrar.
Ø Diseñar, proponer eimplementar controles administrativos que permitan reducir las cuentas incobrables..
Ø Supervisar y validar las notas de crédito y cargo de acuerdo con la normatividad aplicable.
Ø Controlar y custodiar los documentos que correspondan al Departamento.
Ø Efectuar la investigación crediticia de posibles clientes para el otorgamiento de créditos.
Ø Programar, controlar ysupervisar las actividades de los cobradores adscritos al Departamento.
Ø Llevar un control documental y electrónico de los clientes acreditados y concesionarios.
Ø Realizar las demás funciones que expresamente le encomiende el Gerente Administrativo

PRINCIPALES ACTIVIDADES DEL DEPARTAMENTO DE CARTERA
Deben estar supervisadas y coordinadas por el director del departamento ydesarrolladas por la organización del mismo.
* Revisión de pagos y descuentos:
Es importante esta actividad para tener al día los estados de cuenta y para vigilar la morosidad de éstas. Los descuentos se deben evitar al máximo y si se vuelven crónicos, habrá que reportarlos a la gerencia.
* Programas de cobros:
Todos los funcionarios están en fa obligación de que los programas se cumplan acabalidad.
* Problemas especiales de pagos:
Las actitudes especiales que se deben adoptar ante los problemas especiales de pago son tomados por el Jefe de Cartera, teniendo en cuenta tos puntos de vista de sus inmediatos y colaboradores.
* Control de plazos especiales:
Los plazos especiales para el pago deben concederse raramente. Cuando son concedidos, debe avisarse oportunamente a todaslas personas que tengan que ver con el caso.
* Manejo de Órdenes Dudosas:
Los pedidos que para cobranza presentan especial dificultad por reclamos, deben ser investigados para que el Jefe determine que debe hacerse.
* Servicios al cliente:
Frecuentemente se reciben cartas o consultas de los clientes cobre cobranzas o sus pagos. En algunas empresas se estima que toda esta correspondenciala debe manejar el departamento de cartera, para tener un mejor conocimiento del deudor.
* Fijación de las reservas para cuentas malas.
Al final de cada ejercicio, el jefe de Cartera debe hacer esta reserva con la ayuda del personal auxiliar.

ACTIVIDADES JEFE DE CARTERA
• Estudio de crédito.
• Asignación de cupos de crédito.
• Aprobación de registro de pedidos.
• Tele cobró.
•Cartas de cobro.
• Cobro intereses por mora.
• Bloqueo de despachos.
• Lectura de cartera con representantes.
• Elaboración de presupuesto mensual de recaudos.
• Ampliación de cupos.
• Atención al cliente telefónicamente.
• Recuperación de cartera
• Controles de crédito y cobranza
• Trato con clientes de agencias mayoristas del ámbito nacionales e internacionales (negociaciones)
•Manejo de rotación de personal
• Generación de reportes de estados de cuenta a clientes
• Control de provisiones y tiempos de cartera
• Liderazgo y manejo de personal

FUNCIONES DEL JEFE DE CARTERA
1. Revisar los lineamientos generales de cada programa con fondos propios, su política, estrategia y sistema de desembolsos.
2. Definir políticas operativas, programas, procedimientos de los...