caso de control interno para el area de personal

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

I.INTRODUCCION

La contraloría general de la república como parte de su examen sobre auditoria de gestión, cumpliendo con los planes anuales de auditoria del órgano de ejecución del ministerio de agricultura zona agraria “zorro uno” durante el periodo xxxxx, ha efectuado el estudio y evaluación del sistema de control interno en el departamento de personal,en cumplimiento de las normas de auditoria gubernamental- NAGU.
El sistema de control interno comprende el plan de organización, los métodos, procedimientos y la función de auditoria interna, establecidos dentro de una entidad publica para salvaguardar su patrimonio contra el malgasto, pérdida y uso indebido, verificar la exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa,promover la eficiencia en las operaciones y comprobar el cumplimiento de los objetivos y políticas de la entidad.
Nuestra revisión reveló ciertos cambios que podrían ser hechos a fin de permitir a la alta dirección y/o gerencia, salvaguardar los activos de la entidad más efectivamente.

El examen comprendió el departamento de personal. Nuestro estudio y evaluación del sistema de control interno norevela necesariamente todas las debilidades en el sistema de dicha área, en virtud al carácter selectivo de las pruebas sobre los registros y la información examinada.

Sin embargo, dicho estudio y evaluación reveló algunas observaciones sobre debilidades de control interno y procedimientos administrativos, los mismos que fueron discutidos con los funcionarios responsables:

Etni peraltaGutiérrez : jefe de personal
José Bustamante Delgado : jefe de la sección de administración de
Personal

A continuación detallamos las observaciones y recomendaciones detectadas al finalizar nuestro estudio y evaluación del control interno.








II OBSERVACIONES

1. situación General



1.1) Cuatrotécnicos para el área de selección de personal y clasificación de cargos.
Existe un exceso de personal ya que este cargo solo lo puede desempeñar una persona por el hecho de que la selección de personal solo se realiza cuando es necesario implantar políticas de productividad o cambio de algún personal acción que no se da constantemente, al contrario solo cuando se llama a concurso.
1.2) Trestécnicos para el área de registro de personal.
La cantidad de personal destinado para esta actividad es excesivo, con una persona a cargo sería suficiente e incluso podría ser realizada por la propia secretaria de la Sección de Administración de Personal puesto que no se capta personal con mucha frecuencia.

1.3) Dos auxiliares de oficina.
Existe un exceso de personal, al requerir dosauxiliares de oficina sin haber designado una función específica para los mismos.

2. situación Particular

2.1 ) El jefe, un ingeniero agrónomo ha recibido un curso de especialización en administración de personal de un mes de duración en diciembre del 2005.
Por lo recargado de sus funciones, no ha podido asistir a otros cursillos y seminarios de capacitación.
El jefe depersonal no es la persona competente para dicho cargo, puesto que no presenta el perfil profesional adecuado para asumir la responsabilidad. Así mismo pese a necesitar constantes capacitaciones para realizar de manera eficiente su trabajo actuó de manera negligente al no asistir a las mismas.

2.2) El jefe del departamento mostró su preocupación por los desniveles de preparación existentesentre los miembros del personal de la zona y dijo que se estaba haciendo una evaluación a fin de determinar el grado de instrucción, experiencia previa, proyecciones de los servidores con miras a una reorganización total de la zona agraria, tendente a una eficiente utilización de los recursos humanos mediante una reubicación de los mismos.
En este punto, además de la responsabilidad general...