Caso de sistematizacion de oficinas

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CASO DE ESTUDIO – SISTEMATIZACION

El caso que se presenta para su estudio está basado en la situación de la Empresa Chokola’k y fue escrito para aplicar lo aprendido en el curso de Automatización de Oficinas, en lo referente a la organización de una empresa y a la interpretación de los organigramas.
Chokola`k se dedica a la elaboración y comercialización de tabletas de chocolate puro,formados a partir de una masa de cacao triturado, azúcar y canela, proporcionado en tamaños prácticos para ser preparado como bebida.
En este caso se analiza la problemática que surge al no respetar las líneas de mando y comunicación por parte de los empleados de Chokola´k, ya sea por desconocimiento o por falta de inducción. En particular, se estudia el problema que inicia con una comunicación nolineal, debido a que los empleados desconocen a quién deben presentar los reportes del área de Ventas y de Operaciones. Esta situación ocurre también en el área contable. Además, el Gerente no delega a sus mandos medios, lo cual provoca conflictos entre las áreas involucradas y repercute en una baja en los volúmenes de venta dado el descontento de los clientes por la mala atención recibida.La empresa cuenta con una Junta Directiva de socios accionistas y 17 empleados distribuidos en las diferentes áreas: Contable, Operaciones y Ventas.

Es necesario realizar un análisis de la situación para encontrar las alternativas de solución de forma que la empresa cuente con una organización bien definida, donde se respeten las jerarquías y se deleguen responsabilidades. Esto ayudará aevitar demoras innecesarias, dará satisfacción a los clientes y por ende contribuirá a la productividad en general de Chokola´k.

COMPETENCIAS QUE DEBE DESARROLLAR EL ALUMNO
1. Utiliza su criterio y experiencia para analizar las causas y soluciones de un problema
2. Identifica un problema utilizando las herramientas y métodos de Automatización de oficinas AO de: Organigrama
3. Determina lasacciones a seguir, después de haber evaluado las opciones de solución del caso de AO de Organigramas

OBJETIVOS DEL CASO
Que el alumno:
• Evalúe si los organigramas presentados cuentan con las características más importantes de los organigramas
• Aplique los conceptos de organización de empresa de los organigramas en la empresa para ofrecer alternativas de solución

HERRAMIENTAS A UTILIZAREN EL CASO
Consideraciones en el Diseño de:
• Diseño y elaboración de Organigramas
• Diseño y elaboración Manual de Puestos
Los conceptos se pueden encontrar en el libro de Automatización de Oficinas - organigramas en las páginas: 21, 22, 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, y 32

BREVE DESCRIPCIÓN DEL SUJETO DE ESTUDIO:

La empresa Chokola’k se dedica a la producción de chocolate parabebida en tres presentaciones de 3, 6 y 12 onzas. Las instalaciones de la empresa están localizadas en Mixco. Tiene una capacidad de producción instalada de 20,372 unidades mensuales. La empresa cuenta con instalaciones apropiadas para las diferentes áreas.
El personal de la empresa está conformado por el Gerente, quien dirige las operaciones de la empresa. Una Asistente de Gerencia que brindaapoyo al Gerente, además de ser la encargada de realizar y supervisar las órdenes de compra. El Contador es el responsable de los registros contables de la empresa y reporta al Gerente. El Jefe de Operaciones planifica, dirige y coordina el sistema de producción, administración y mantenimiento de equipo y maquinaria; tiene a su cargo a seis operadores que manejan las diferentes máquinas paraprocesar, empacar y transportar el producto, además de la limpieza del área de producción y área administrativa. El supervisor de ventas es responsable de todo lo relacionado con venta, distribución y servicio al cliente. Están a su cargo dos vendedores quienes comercializan el producto de la empresa local y por departamentos. El ambiente laboral de empresa es agradable y los salarios son...
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