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PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

1.- Acopio o reunión de documentos

2.- Expurgo y limpieza de documentos

3.- Selección documental

4.- Organización documental

4ª. Organización documental

4b. Ordenación documental

4c. Numeración osignatura.

5.- Descripción documental

6.- Conservación

7.-Archivo documental

8.- Administración de documentos.

9.- Digitación de instrumentos descriptivos.

10.- Archivo de instrumentos descriptivos.



PROCEDIMIENTOS


1. ACOPIO O REUNION:

1ª.Mediante las listas de remisión las oficinas del Ministerio harán llegar al Archivo Central los fondos documentales.1b.El técnico deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibido conforme provisional a la entidad productora. El recibido definitivo se hará por medio de los inventarios, de los cuáles se les hará llegar una copia definitiva, de los fondos que quedarán en custodia y administración en la sección.

Cambiar las carpetas a los expedientes que se encuentran en mal estado.2.- EXPURGO Y LIMPIEZA:

2ª. Tomar una por una de las unidades archivables y proceder a eliminar de cada pieza documental, las grapas, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc.

3.- SELECCIÓN DOCUMENTAL:

3ª.- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia alcarbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridadabsoluta de que los documentos son idénticos.

3-b. Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separarlo y no incluirlo como parte del fondo documental. Deben ser enviados a la sección de biblioteca, departamento legal o Recursos Humanos,como lo indica la Dirección General del Archivo Nacional, en circular emitida el 3 de Julio de 1989.

3.c.- Clasificar el ciclo vital de los documentos mediante sus tres fases o etapas: identificando la documentación que corresponde a los archivos de gestión, central o final. Lo anterior se realiza mediante la utilización de las tablas de Plazos Documentales de cada oficina.

3.d.- Elarchivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tio documental en sus diferentes etapas.

Enviar al Archivo Nacional mediante listas de remisión e inventariar la documentación ue ha cumplido su vigencia administrativa y que se ha calificado de antemano en las Tablas de Plazos como científico cultural, con aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación.

Coordinar conlos jerarcas de la Dirección General del Archivo Nacional el traslado de las remesas, mediante una programación anterior.

Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo Nacional.

3.e.- Convertir los documentos que ya han cumplido su vigencia administrativa y legal, en material no legible, reciclarlos o incinerarlos.

4.- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

4.a.- CLASIFICACION DEDOCUMENTOS:

Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios, Requisiciones, etc.

El fondo documental se divide por clases y tipos documentales.

La clase documental puede ser en papel o...
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