Ciclo de ventas y cobranza

CICLO DE VENTAS Y COBRANZA

El ciclo de ventas y cobranza implica las decisiones y procesos necesarios para transferir las propiedades de bienes y servicios a los clientes después de que se ponen a disposición para su venta. Se inicia con una petición por parte de un cliente y termina con la conversión del material o servicio en una cuenta por cobrar y por último en efectivo.
Funciones deNegocio en el Ciclo de Ventas y cobranza
* PROCESAMIENTO DE PERIODO DE LOS CLIENTES.           
La petición de bienes por parte de un cliente es el punto de partida de todo el ciclo. Legalmente, es una oferta para comprar bienes de acuerdo con términos especificados. La recepción de un pedido de un cliente con frecuencia da como resultado la creación inmediata de una orden de venta.
*Pedido del cliente: Es una petición de mercancía por parte de un cliente. Esta puede recibirse por teléfono o carta, una forma impresa que haya sido enviada a los clientes posibles ya existentes, a través de los vendedores o en otras formas.
* Orden de venta: Es un documento para comunicar la descripción,  cantidad e información relacionada de bienes solicitados por un cliente. Con frecuencia seutiliza para indicar la aprobación de crédito y la autorización del embarque.}

* OTORGAMIENTO DEL CRÉDITO
Antes que se embarquen los bienes, una persona debidamente autorizada debe aprobar el crédito para el cliente por las ventas a cuenta. Las practicas nulas de la aprobación de crédito frecuentemente ocasiona un numero excesivo de ventas malas y cuentas por cobrar que quizás seanincobrables. Para la mayoría de las empresas, una indicación de la aprobación del crédito en la orden de venta es la aprobación para embarcar los bienes.
* EMBARQUE DE L0S BIENES
Esta función importante es el primer punto en el ciclo en donde los activos de la compañía son otorgados. La mayor parte de las compañías reconoce las ventas cuando los bienes han sido embarcados. Se prepara un documento deembarque en el momento del mismo; esto puede hacerse de manera automática en una computadora con base en la información de la orden de venta. El documento de embarque, que a menudo cuenta con varias copias, es esencial para la facturación adecuada de los embarques a los clientes. Las compañías que conservan registros perpetuos de inventario también los actualizan con base en la información delembarque.
* Documento  de embarque: Es un documento preparado para indicar el embarque de los bienes, especificando la descripción de la mercancía, la cantidad embarcada y otros datos pertinentes. El original es enviado al cliente y una o mas copias se conservan en la compañía. También se utiliza como una señal de facturación para el cliente. Un tipo de documento de embarque es un conocimiento deembarque, el cual es un contrato por escrito entre el transportista y el vendedor del receptor y el embarque de los bienes. Con frecuencia los conocimientos de embarque incluyen solo el número de cajas olibras embarcadas y no los detalles completos de cantidad y descripción.

* FACTURACIÓN A LOS CLIENTES Y REGISTRO DE LAS VENTAS
Dado que la facturación a los clientes es el medio por el cualel cliente es   informado del monto que debe por los bienes, esto debe hacerse de manera correcta y oportuna. Los aspectos más importantes de la facturación son asegurarse que todos los embarques hayan sido facturados, que ningún embarque  haya sido facturado más de una vez y que cada uno sea facturado por el monto adecuado. La facturación por el monto adecuado depende de cobrar a los clientes porla cantidad embarcada al precio autorizado.
El precio autorizado incluye los cargos de flete, seguro y condiciones de pago. En la mayoría de los sistemas, la facturación de los clientes incluye la  preparación de una factura de ventas con varias copias y la actualización simultanea del archivo de operaciones de ventas, del archivo maestro de cuentas por cobrar y el archivo maestro del mayor...