Ciclo de vida de un documento comercial

Ciclo de vida de un documento
Es la denominación que se da a las distintas fases o etapas por las que va pasando el documento, desde su creación a su eliminación o selección para su custodiapermanente. El ciclo de vida de un documento comporta tres etapas sucesivas: elaboración, conservación y eliminación.
Ciclo de vida de un documento comercial
El ejecutivo moderno no solo se preocupa porsaber cómo se adaptan los documentos que se generan en su empresa a los sistemas comerciales establecidos; él sabe también cual es el ciclo de vida de cada documento que emplea en su empresa y sabe quémedidas o disposiciones deben tomarse para que con el tiempo estos documentos sean transferidos o eliminarlos.
El ciclo de vida de un documento comercial implica cinco etapas:
1. Creación o recibo.
2.Archivo y protección
3. Utilización
4. Transferencia 
5. Eliminación
1. CREACIÓN O RECIBO 
El número de documentos que se utilizan diariamente dentro de una institución, organización o empresa. Eldocumento es creado después transmitido a uno o varios destinatarios para pareceres. Es validado luego por una persona que tiene autoridad para hacerlo y ya no podrá, desde entonces, ser modificado, sieste no es con el acuerdo de esta persona.

Ejemplo:
Cartas
Avisos de publicidad
Estados de cuenta 
Ordenes de compra
Cheques
Facturas 
Recibos, etc. 
1. ARCHIVO Y PROTECCIÓN
Se refiere a laconservación de documentos en diferentes medios y áreas para de tal forma que se facilite el acceso de la información. Para conservar los documentos comerciales se deben tomar las medidas necesarias paraguardarlos y protegerlos durante su vida útil.
Se recomienda:
* Escoger bien el sistema que se va a usar, según el tipo de documentos o información que se guarde.
* Usar sistemas cruzados, el cronológico conel alfabético, el geográfico con el numérico, etcétera.
* Tener presente la regla de oro: a mayor clasificación, mayor agilidad.
2. PROTECCION
Se refiere a la conservación de documentos en...