Ciclo Vital

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  • Publicado : 8 de abril de 2012
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ACTIVIDADES A REALIZAR

Elige un tipo documental que se genere en la entidad donde laboras, defínelo, establece su ciclo vital, y especifica:

* Cada una de las etapas que cumple
* Cada uno desus momentos
* Las funciones archivísticas que se llevan a cabo en cada momento
* Destino final

TIPO DOCUMENTAL ELEGIDO: RECIBO DE CAJA

Soy comprobante de contabilidad porque genero losingresos a la empresa y me catalogo como documento de archivo, porque fui producido por el departamento de tesorería de la entidad a la cual pertenezco, en razón de sus funciones.
En mi empresa manejadirectamente el archivo el departamento de contabilidad y solo tiene tres años de operaciones.

1. MOMENTO: GESTIÓN
Contemplamos el momento de gestión, la cual comprende tres fases: planeación,elaboración y tramitación.

* En la fase de planeación, en mi entidad productora la información de este documento cumple con los requisitos establecidos en el código de comercio para los comprobantesde contabilidad, el soporte elegido es el papel y hago mi recorrido por la oficina que ejerce control sobre mí que es el departamento de contabilidad, esta es la fase de planeación.

* En lafase de elaboración, se lleva a cabo mediante la normalización y normalización, por mi condición de documento de archivo se rige la normatividad archivística jurídica que se contempla en el código decomercio para los recibos de caja con sus respectivos campos (fecha, origen, descripción, cuantía de la operación, numeración consecutiva, las cuentas contables, quien lo elaboro, a cada recibo se leanexan los documentos que lo justifiquen como son las consignaciones etc.), este documento utiliza un papel con efectos de durabilidad archivística, las tintas de impresión deben poseer estabilidadquímica, no presentar modificación de color, así se previene su deterioro.

* En la fase de tramitación, este formato lo genera directamente el paquete contable, el departamento de tesorería con las...