Cierre contable

INSTRUCTIVO 5
(01 de diciembre de 2008)

REPRESENTANTES LEGALES, JEFES DE ÁREAS FINANCIERAS, JEFES DE CONTROL INTERNO, JEFES DE CONTABILIDAD Y CONTADORES DE LOS ENTES PÚBLICOS DEL NIVEL NACIONAL Y TERRITORIAL.

REFERENCIA: Instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2008, el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y la apertura del proceso contable del año 2009.Apreciados señores: Con el propósito de que las actividades relacionadas con el cierre contable incluyan todos los procedimientos referidos con el debido reconocimiento de los bienes, derechos y obligaciones, ingresos, gastos y costos en el período contable correspondiente al año 2008, que los estados contables reflejen razonablemente los saldos al corte de diciembre, y que se preparen lossaldos de inicio del proceso para el año 2009, se deben seguir las siguientes instrucciones:

1. ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA EL CIERRE CONTABLE DEL AÑO 2008.
1.1. PLAZOS Y REQUISITOS. La información con corte a 31 de diciembre de 2008 deberá presentarse según lo establecido en la norma básica de plazos y requisitos, contenida en la Resolución 248 de 2007 modificada por la Resolución 375 de2007. En todos los casos se tendrá por no presentada la información reportada que no cumpla con los requisitos señalados en dicha norma. Para el corte 31 de diciembre de 2008, las entidades contables públicas incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública deberán reportar la información financiera, económica, social y ambiental, únicamente a través del Sistema Consolidadorde Hacienda e Información Financiera Pública (CHIP), según lo definido en la Resolución 248 de 2007.

Instrucciones para el cierre contable de la vigencia 2008, el reporte de la información y el inicio del periodo de 2009.

1.2. INFORMACIÓN A REPORTAR A TRAVÉS DEL CHIP. A continuación se relacionan los formularios que deben ser presentados con la información con fecha de corte a 31 dediciembre de 2008 por parte de las entidades que están incluidas en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública (RCP), en los términos establecidos en la Resolución 248 de 2007, relacionados con las categorías que son responsabilidad de la Contaduría General de la Nación, así: Información Contable Pública, Notas Generales y Control Interno Contable. 1.2.1. Formularios de la CategoríaInformación Contable Pública. CGN2005_001_SALDOS _Y_MOVIMIENTOS CGN2005_002_OPERACIONES _RECÍPROCAS CGN2005NE_003_NOTAS DE_CARACTER_ESPECÍFICO Estos formularios se deben presentar, a más tardar, el 16 de febrero de 2009, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 375 de 2007. 1.2.2. Formulario de la Categoría Notas Generales. CGN2005NG_003_NOTAS DE_CARACTER_GENERAL Este formulario se debepresentar a más tardar, el 16 de febrero de 2009, de acuerdo con lo establecido en la Resolución 375 de 2007. 1.2.3. Formulario de la Categoría Control Interno Contable. CGN_2007_CONTROL_INTERNO_CONTABLE Este formulario se debe presentar, antes del 28 de febrero de 2009 de acuerdo con el Decreto 142 de 2008, expedido por el Gobierno Nacional. 1.3. ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS PREVIAS AL CIERRE DELPERIODO CONTABLE. Corresponde a todas las de orden administrativo que deben adelantar integralmente las áreas en donde se realizan los hechos financieros, económicos, sociales y ambientales, con el fin de garantizar que la totalidad de la información relacionada sea incorporada en el proceso de cierre contable del año 2008. La información a incorporar corresponde, al cierre de compras, tesorería ypresupuesto, recibo a satisfacción de bienes y servicios, reconocimiento de derechos y obligaciones, tomas físicas de bienes, legalización de cajas menores, viáticos y anticipos a contratistas y proveedores, conciliaciones bancarias y verificación de operaciones recíprocas, entre otras, como se señala en los numerales 3.8 y 3.16. de la Resolución 357 de 2008 sobre control interno contable. 2...