Circuito de compras

Reiteradas veces hemos comentado la importancia de la organización, la fijación de objetivos, y la planificación para llevar adelante una correcta estrategia que nos permita sobrellevar los momentos difíciles y el día a día. En este esquema de pensamiento y de gestión un punto muy importante para llevar adelante la dirección de la empresa, son los sistemas de control.
Reiteradas veces hemoscomentado la importancia de la organización, la fijación de objetivos, y la planificación para llevar adelante una correcta estrategia que nos permita sobrellevar los momentos difíciles y el día a día.
En este esquema de pensamiento y de gestión un punto muy importante para llevar adelante la dirección de la empresa, son los sistemas de control.
Mantener un esquema de control basado en circuitosestablecidos nos ayudará a fijar un sistema de trabajo donde cada función tenga su proceso y pueda ser controlada.
Cada integrante del equipo de trabajo, tendrá asignadas sus responsabilidades y especificadas sus obligaciones y responsabilidades, siguiendo un orden preestablecido, que además estará especificado en los manuales de procedimiento.
En este aspecto el resto de los componentes delequipo, circuitos y procesos mediante, conocerá por anticipado las acciones y se comportará de acuerdo a ellas.
La descripción de las tareas, obligaciones y responsabilidades de los empelados, nos ayudará a generar un ambiente previsible y controlable.
Como lo habíamos descrito en un artículo anterior, los manuales de procedimiento establecen las funciones que se cumplen en cada cargo para que cadamiembro del equipo sepa que tiene que hacer para cumplir con su función.
También la estructura de la empresa necesita de conductos que lleven la información de una parte a otra de la misma. Los conductos por los cuales circula la información que permite la operatoria de la empresa se llaman circuitos.
El manual de procedimientos enseña como deben llevarse a cabo los procesos dentro de laorganización, para que el encadenamiento de las distintas tareas lleven al cumplimiento de los objetivos para los cuales fue creada.
Podemos definir a los circuitos como la descripción de una sucesión de pasos o acciones que forman un procedimiento.
Mostrar el recorrido de las rutinas.
Confeccionar las normas relacionadas con los procedimientos.
Facilitar la revisión periódica de los procedimientos.Modificar procedimientos cuando sea necesario.

Enumeración de los circuitos básicos de la empresa.
Operaciones relacionadas con las compras:
Circuito de compra de materia prima.
Circuito de compra de otros materiales.
Circuito de compras especiales. (Equipamiento por ejemplo).
Circuito de recepción de lo comprado.
Operaciones relacionadas con el proceso de elaboración:
Circuito deplaneamiento del menú.
Circuito ejecución de cada una de las recetas.
Circuito de control.
Operaciones relacionadas con las ventas:
Circuito de ventas al contado, en el salón.
Circuito de ventas a domicilio.
Circuito de facturación.
Operaciones relacionadas con el personal:
Circuito de liquidación de haberes.
Circuito de pago de haberes.
Operaciones relacionadas con el control contable:Circuito de registración y control de proveedores.
Circuito de registración de Caja y Bancos.
Circuito de registración contable en libros principales.
Con la guía del manual de organización y de procedimientos, cada persona tiene una visión clara de qué tareas le corresponden y cómo hacerlas. Con el tiempo, se transforma en un especialista en su tarea. Pero no conoce el procedimiento en su totalidad.La persona que analiza, puede ver en una hoja de papel, de forma integral, todos los pasos que sigue un procedimiento:
Cómo abarca varios sectores y las personas que intervienen en el mismo, la documentación que se utiliza, etc.
De esta forma, puede darse cuenta si existen pasos de más, si faltan controles, si se está perdiendo tiempo en satisfacer los requerimientos del cliente o no se toma...