Clasificacion de documentos

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Clases de Documentos
Según su vigencia:
Administrativo:  Tiene valor mientras el documento le fue útil a la Institución
Histórico:  Valor permanente y será consultado por su valor cultural
Según la frecuencia de uso:
Activos o dinámicos
Inactivos o no dinámicos
Entre activos están:
Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos:  de circulación, de tramitación por loscanales o cauces normales, en busca de respuesta o solución para el asunto que se ha iniciado.
Archivos centrales o intermedios: una vez recibida la respuesta o solución al asunto iniciado, se debe conservar, ya que puede ser objeto de consulta o antecedente, pero no con la frecuencia de la primera etapa.
Archivos permanentes o históricos:  incluye los documentos que asumen un valor permanente pordecisión del respectivo comité de archivo.
Los Documentos según su clase
Por su naturaleza
Acorde con la técnica empleada para fijar la información y transmitir el mensaje, los documentos se clasifican en:
Textuales: escritura sobre papel u otro soporte. Ej. carta, informe.
Cartográficos y gráficos: la técnica utilizada en el dibujo. Ej. planos, mapas.
De imagen: reproducción de imagen fijao móvil. Ej. película, fotografía. Los documentos de imagen, especialmente las fotografías, pueden hacer parte de documentos textuales, en las hojas de vida y los contratos.
Fonográficos: cuando se transmite el mensaje por medio de la fijación de sonidos. Ej. cassettes, discos.
Legibles por máquina: el mensaje se fija utilizando medios magnéticos. Ej. disquete.
La clase más abundante laconforman los documentos cuyos textos están escritos en papel, le siguen los cartográficos.  Estas clases de documentos pueden formar fondos cuando son producidos por el mismo autor.
El caso de las fotografías producidas por el mismo fotógrafo o los documentos cartográficos producidos por las oficinas encargadas de la planeación municipal, obras públicas etc.
Por el origen, fuente o autor
Tresaspectos que juegan un papel importante para su utilización:
La fuente: puede ser privada o pública, anónima o conocida, el autor puede ser una persona, un grupo de personas o una institución.  De acuerdo con la institución, los documentos pueden ser:
Públicos: otorgados por entidades oficiales o del gobierno.
Ej. Escrituras de compraventa.
Privados: se originan en la empresa privada.  Ej. Cartascomerciales, facturas etc.
Por el contenido los documentos pueden ser:
DISPOSITIVOS: son aquellos donde la autoridad expresa su voluntad con intención de ser obedecida.  Ej. : decretos, leyes, resoluciones.
TESTIMONIALES: en ellos el estado garantiza la veracidad de lo allí contenido. Ej.: registro civil, escritura pública, registro de propiedad de un vehículo.
INFORMATIVOS: dan a conocer algo,informan.  Ej.: cartas, telegramas, informes.
FACILITATIVOS: llamados también comunes.  Son los que todas las instituciones producen.  Sirven de apoyo, facilitan la actividad de cada uno.  Ej. documentos contables, hojas de vida, correspondencia.
ESPECÍFICOS O SUSTANTIVOS: son los que se producen por la actividad específica de cada institución.  Ej.: en una entidad educativa, los planes deestudio; en un hospital, las historias clínicas, en una entidad financiera, los cheques, en una Coordinación Académica los planes y programas académicos.
Por su función comercial
DOCUMENTOS CONTABLES:  recibos de caja, facturas comerciales, notas de contabilidad.
DOCUMENTOS NO CONTABLES: cotizaciones,  pedidos, remisiones, órdenes de pago.
TÍTULOS VALORES: cheque, pagaré, libranza, facturacambiaria.
INFORMATIVOS: balance general, estado de resultados
ARTICULO TERCERO: Unidades de Correspondencia:
Las entidades deberán establecer de acuerdo con su estructura, la unidad de correspondencia que gestione de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones, de tal manera, que estos procedimientos contribuyan al desarrollo del...
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