clasificacion de los archivos

Asociación Damas Salesianas
Centro de Capacitación “Don Miguel Rúa”
Asistente Administrativo de Empresa
Cátedra: Manejo Práctico de Equipos de Oficina
Profesora: Enirda Alvarado
Sección: “D”

















San Francisco, mayo del 2013ESQUEMA
1. Definición de Clasificación de los Archivos.
2. Principios Fundamentales de la Clasificación.
3. Documentación que genera la empresa.
4. Clasificación de los Archivos:
a) Archivos por su organización.
b) Archivos por su función y uso.
c) Archivos por su función de privacidad:
5. Reglas básicas de los sistemas de archivo.INTRODUCCION
Es muy importante saber cómo y dónde se va a guardar la información en las empresas, del uso y organización que se le dé a la misma, depende la clasificación del archivo. Se puede hablar entonces de una clasificación del archivo según la función y el uso. El empleado de oficina debe conocer las principales técnicas que seemplean para archivar y gestionar la información generada como consecuencia de su actividad.
Los resultados de tener un sistema de archivos que funciona son siempre positivos y duraderos y merecen ese esfuerzo para tenerlo organizado y sus documentos localizados. De ahí la importancia de que esta labor sea organizada por un profesional.


















1. Definición deClasificación de los Archivos:
La clasificación de los archivos consiste en archivar éstos de una forma lógica y no arbitraria que permita una localización rápida de los mismos en cualquier momento. Atendiendo a las características o criterios existentes en la empresa a la hora de poder clasificar, podremos establecer distintas formas.
2. Principios Fundamentales de la Clasificación:
Los principiosfundamentales en el proceso de archivar son:
- Clasificar, ordenar y archivar.
Clasificación: Es el arte de ordenar objetos, documentos designando a cada uno su lugar respectivo. Se puede considerar también como la distribución de documentos escritos de interés para la empresa, suministrando a cada uno un orden específico de acuerdo a sus características.

Ordenar: Separar los documentos en aquellosgrupos que la clasificación ha señalado.

Archivar: Colocar los documentos en un lugar determinado. Existen autores que unen los conceptos de clasificación y archivo, si bien es cierto que uno es complemento del otro, no es menos cierto que entre ellos existen diferencias, como, la clasificación es el sistema y archivar es el método. Es decir la clasificación señala el camino a seguir y elmétodo ejecuta.


3. Documentación que genera la empresa:
La documentación e información que genera la empresa y que recoge, conserva y transmite, puede agruparse en los siguientes bloques:
Documentación e información de utilidad para la gestión empresarial: Son los documentos que mediante datos e información, nos permite saber el funcionamiento de la empresa y una mejor gestión de ella.Documentación a conservar por imperativo legal: Existe muchos documentos que genera la empresa por ello, deben conservarse por un periodo de tiempo establecido por la ley. Ejemplo: La facturas que genera la empresa tanto de compra como de venta, estas deben conservarse por lo menos un periodo de tiempo de 5 años.

Documentación e información de carácter histórico para la empresa: Se trata de datos quepara la empresa tiene un valor alto. Ejemplos de estas serian; las primeras facturas que emitieron, las escrituras notariales, etc.
4. Clasificación de los Archivos:

a) Archivos por su organización:

Archivo centralizado: Reúne toda la documentación e información de los diversos departamentos de la empresa y se guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en...