CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS
CLASIFICACION ALFABETICA:
Con este sistema los documentos se clasifican tomando como base el apellido de la persona o la razón social de la empresa que figura en el documento a archivar. Ejem. Guías teléfonos.
 1-NONBRE DE PERSONAS:
 1-nombres propios: -Tomaremos como palabra principal el primer apellido. -Si coincide tomaremos el 2º apellido. -Si coincide tomaremosel nombre. -Si coincide tomaremos, comunidad, provincia, municipio, calle. 
2.-los títulos: Ya sean mobiliarios, militares, académicos, religiosos no se consideraran como criterio de ordenación Ejem. Duquesa de Alba, Alba Duquesa (de). 
3.-preposiciones contracciones artículos: No se consideran. Antonio de la Parra García= Parra García Antonio (de la). 
4.-apellidos compuestos: Separados por unguion se consideraran como un solo apellido, Ejem. Clara Díaz-Granados Fernández = Díaz-Grados Fernández Clara.
5.-nombres extranjeros: Se clasifican por el primer apellido teniendo en cuenta que las partículas du, van, mac, forman parte del apellido Ejem. Luis Mac Fragertti = Mac Fragertti Luis. 
2.-EMPRESAS:
En las empresas se toma como palabra el nombre de la misma sin tener en cuenta suactividad y dedicación. -Si el nombre contiene palabras como hijos de, sobrinos de, se prescinde de ellos Ejem. Hijos de Castro= Castro Hijos de. -Empresas conocidas por sus siglas tomaremos estas para su clasificación ONU=Organización de Naciones Unidas 
2.-CALIFICACION GEOGRAFICA:
En este sistema el criterio de clasificación es el lugar de residencia de la persona o entidad según el siguiente orden:autonomía, provincia, municipio, calle y nombre. -Las partículas que forman parte del nombre debemos considerarlas Ejem. A Coruña. 


3.-CLASIFICACION POR MATERIAS:
1-Los documentos se agrupan en función del tema que traten, entendiendo por materias una determinada característica común a todos los documentos.
2-Orden alfabético de las materias.
3-Agrupacion materias según categoría lógicas:A-Numérico: a cada materia principal se le asigna un nº y cada subdivisión de la materia otro nº.
B-Alfanumérico: Cada materia principal se le asignara una letra o nº y las subdivisiones se representaran por una letra o número que se agregara al primer componente. -Debemos indicar claramente todos aquellos asuntos o materias con los cuales podemos clasificar la documentación. -Deben estar bienidentificados con el nº ó letra asignados.
 4.-CLASIFICACION CRONOLOGICA:
Con este sistema la documentación se ordena progresivamente, tomando como referencia la fecha de entrada, vencimiento, creación, etc. -Debemos utilizar siempre la misma fecha, la del documento. -Se deben mantener el criterio elegido el máximo de tiempo. -En caso de coincidencia de dos fichas con igual fecha, se utilizara comoauxiliar el alfabético. 
5.-CLASIFICACION DECIMAL:
1-Consiste en agrupar documentos, libros, acciones, etc, en diez grandes grupos.
2-La primera división se enumerara del 0 al 9, cada una de estas clases se subdividirá en otros 10 grupos de 0 al 9, colocados a la derecha de la clase anterior, y así sucesivamente.
3-Se escribirán separando con un punto grupo de tres cifras a partir de la izquierda.-Hay que definir claramente los grupos principales. -Sera flexible permitiendo crear nuevos grupos en cualquier momento- Las subdivisiones deben estar perfectamente relacionadas con el grupo principal que inicia la clasificación. 
6.-CLASIFICACION DECIMAL UNIVERSAL:
1-Es el sistema más completo que existe pero debido a su gran complejidad será aplicado por personas cualificadas.
2-Es un catalogoque agrupa todas las materias con las que clasifican todos los conocimientos del ser humano.
3-Se agrupan en 10 categorías se utiliza en bibliotecas. 

ARCHIVO POR NOMBRE
REGLAS PARA ARCHIVAR NOMBRES DE PERSONAS
(ARCHIVO ALFABÉTICO)

1. REGLA
El nombre de una persona se divide en nombre de pila y apellidos.
EJEMPLOS:
NOMBRE DE PILA: APELLIDOS:
Ernesto Humberto Amaya Cabrera 
María Elena Gómez...