Clasificación de documento

SÉPTIMO INFORME A LA GERENCIA

Evalúa los procedimientos de recibo y despacho de documentos que se efectúan en tu empresa y:
a) Describe cada uno de los procedimientos observados y señala lasventajas y desventajas que encuentras en cada uno.
b) Diseña una propuesta que permita solucionar los puntos críticos que detectaste en los procesos de recibido y despacho de documentos que se realizanen la entidad donde laboras.
Los foros son herramientas de comunicación asincrónica que permiten el intercambio de mensajes entre los usuarios y usuarias de los escenarios virtuales para laenseñanza y el conocimiento, superando las limitaciones del tiempo y del espacio y facilitando la lectura, el debate y la opinión.
Desarrollo

A)
Recibo de documentos en mi empresa
1. RecepciónVentajas: Muchas veces se reciben por medio magnético, físico (interrapidisimo, 472) o correos electrónicos son de fácil acceso. La gran mayoría de las comunicaciones llegan a la secretaria de la alcaldía.Desventajas: en los correos certificados muchas veces se demora y en el medio magnético no se pueden leer.
2. Clasificación
Ventajas: llega a la respectiva dependencia.
3. Apertura
Ventajas:normalmente cada dependencia lo realiza
4. Revisión:
Ventajas: cada dependencia se encarga de revisar la comunicación y de dar respuesta si es necesario.
5. Radicación.
Ventajas: es competencia decada dependencia recibir la documentación y anotar fecha, hora de el recibido.
Desventaja: no hay sello radicador.
6. Registro.
Ventajas: Se recibe la documentación se analiza si hay que darrespuesta se le da y se guardan en carpetas para posteriormente ser archivadas.
Desventajas: no hay un sistema manual o automatizado de correspondencia.
7. Distribución o reparto.
Ventajas.Generalmente llegan a cada dependencia
Desventaja. No hay una oficina de archivo y correspondencia, para que esta se encargue de hacerlo llegar a cada dependencia.

Despacho de documentos en mi empresa....