Codificacion de series y subseries

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PARA LA CODIFICACIÓN DE LAS SERIES Y SUBSERIES

En la codificación de las TRD se relacionan dos aspectos: el primero corresponde a las Unidades
Académicas y Administ rat ivas y el segundo, laproducción documental, las Series y Subseries
Documentales.
El Cuadro de Clasificación Documental, refleja la est ructura inst itucional, donde se representan
dos niveles, El Cuadro de Clasificacióndebe ser coherente con la est ructura organizacional. Cada
vez que se suceda una reest ructuración o modificación
interna, el Cuadro debe modificarse de tal manera que la est ructura tenga su propioCuadro de
Clasificación, que refleje los cambios que ha tenido la Inst itución a t ravés del t iempo.
Código sistema que ident ifica las Unidades Productoras de Documentos como sus Series ySubseries respect ivas. Las cuales deben responder al sistema de Clasificación Documental
establecido en la Universidad Católica de Colombia.
SERIES:

1. El código para la serie documental es un númeroque consta de 3 dígitos, para realizar
este proceso se listaron las series documentales y se enumeraron dejando ent re serie y
serie un rango de 9 dígitos para posteriores inclusiones oactualizaciones de Series que
surjan, y así se asegura la ordenación de las mismas en forma numérica y ascendente.

2. La forma de asignación de los dígitos es por rangos de 10 en 10. Ejemplo: 010, 020,
030,090, 100, 110, 120, 130… así sucesivamente. Se dejan rangos de 9 dígitos para
posteriores inclusiones o actualizaciones de Series que surjan, y así se asegura la
ordenación de las mismas en formanumérica y ascendente.

3. En la medida como vayan apareciendo nuevas Series dent ro de un rango de dígitos ya
definidos a la nueva Serie se le asigna el número siguiente que aparezca a la primeraSerie ya asignada. No se reservan números.
Ejemplo: Código para las Series
6(5,(_ _ _ _ _
_ _
_ _ &Ï',*2
ACCIONES JUDICIALES 0001
ACTAS 020
ACUERDOS 030

El código para una Subserie...
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