Combinar correspondencia

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AUTOMATIZACIÓN DE TAREAS[i]

Combinar correspondencia

En la actualidad, el procesador de textos es una de las herramientas más usadas y menos aprovechadas de la industria del software. Veamos ahora algunos conceptos y técnicas avanzadas que permiten realizar tareas aprovechando al máximo las capacidades de Word.

Hagamos mailing

La tarea de enviar correspondencia personalizada a unagran cantidad de personas puede ser bastante agotadora si el procedimiento se realiza en forma manual y aún más, si deben escribirse los datos de cada uno de ellos en cada una de las cartas. Esto puede pasar al tratar de elaborar y enviar circulares, invitaciones, notas, tarjetas, promociones, etc. a una lista de personas. Para automatizar y acelerar estas tareas Word irrumpe con el proceso demailing o COMBINAR CORRESPONDENCIA.

Combinar correspondencia: se llama así al procedimiento por el cual le enviaremos cartas, notas, invitaciones, etc. a muchos destinatarios variando solamente algunos de los contenidos, a través de dos documentos relacionados.

← Los alumnos del 2º año del colegio realizarán un evento para recaudar fondos para un Hogar de Ancianos, por ello deciden pedircolaboración a los distintos comercios. La nota a enviar deberá tener el siguiente aspecto:

Casas Blancas, dia mes año

Sr. Francisco J. Lopez
Colombia 72 – Bº Centro

De nuestra consideración:

Los abajo firmante, nos dirigimos a Ud. a los efectos de solicitar vuestra colaboración para realización de la mini-lota a llevarse a cabo el día 22 de Agosto en las instalaciones delcolegio. La misma contará con la supervisión de las autoridades del Colegio. Lo recaudado será destinado en su totalidad a beneficio del Hogar de Ancianos.
Desde ya agradecemos contar con su valiosa colaboración. Sin otro particular saludamos a Ud. atentamente.

ALUMNOS DEL 2º AÑO
POLIMODAL HUMANIDADES← Vemos, de acuerdo a la situación que origina la nota que serán varios los destinatarios. Por lo tanto la información común a todo el trabajo será el cuerpo de la nota, según el modelo.

Correspondencia combinada

Esta actividad consiste en relacionar dos archivos, a los cuales distinguimos como:
DOCUMENTO PRINCIPAL: es el documento que contiene la información común a todos los documentos,en el cual se colocarán los campos con datos y el que será impreso, estos pueden ser cartas modelos, sobres o etiquetas, en nuestro caso la nota.
DOCUMENTO FUENTE: es el documento que contendrá la base de datos con los registros a combinar. Nuestro Origen de Datos tendrá la siguiente información: Nombre, Apellido, Comerciante, Calle-Nro, Barrio.

Elaborar esta lista tal vez demande algúntrabajo, pero una vez que se lleve a cabo nos ahorraremos tiempo y esfuerzo. Por esto es conveniente tener constantemente actualizada la base si nos enfrentamos en otro momento con esta situación.

Algunos conceptos de Base de Datos.

En una base de datos, la información se organiza del modo más fácilmente comprensible, es decir, agrupando todos los datos de un mismo objeto en tablas. En este tipode archivos y de acuerdo a nuestro ejemplo, la información que agrupa todos los datos de uno de los destinatarios de la carta, se denomina registro. Podemos entonces, decir que:

| |REGISTRO es la parte de la Base de datos que contiene información completa de cada uno de sus elementos. Lógicamente existirá un |
| |registro por cada destinatario.|

A su vez, cada uno de los datos de un determinado registro destinatario se almacena en lo que denominaremos CAMPO.
Por ejemplo el NOMBRE se guarda en un campo, el número de cliente o de socio en otro campo, dirección, teléfono, etc., se guardan en distintos campos, que por tratarse del mismo destinatario, pertenecerán al mismo...
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