Comite

1. Comité de archivo:

Es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos relacionados con la organización, manejo y control de los documentos de una entidad. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajoy de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos (acuerdo 12 de 1995).

2. Conformación del Comité de Archivo
* El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.
* El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado.
* El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, o su delegado.
* El responsable del Áreade Archivo, o su delegado quien actuará como secretario.
* Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.
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3. Funciones principales del comité de archivo
• Definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;• Fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismosde consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento.
• Capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes.
• Hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la
Información archivística y de lascomunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité.
• Sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los
cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como
soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
•Proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental,
TRD para la institución las veces que sean requeridas;
• Recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.
• Proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con elestablecimiento y regulación del sistema archivístico para el Instituto.
• Definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité,
y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine
el Comité por convocatoria del secretario técnico.
• Las demás que le definael Director y la Ley o sus reglamentos.

4. Utilidad del Manual

* Protegerá la integridad de los bienes documentales que custodia para que constituyan fiel testimonio del pasado.
* De acuerdo con los criterios archivísticos valorará, seleccionará y conservará el material de archivo en su contexto histórico, legal, administrativo y documental, manteniendo el principio de procedenciade los documentos de archivo.
* Evitará realizar intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
* Garantizará el continuo acceso y legibilidad de los documentos.
* Registrará y justificará plenamente las acciones realizadas sobre el material que tiene a su cargo.
* Promoverá el mayor acceso posible a los documentos y ofrecerá sus servicios a todos los...