Como archivar los documentos

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  • Publicado : 22 de noviembre de 2011
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Archivador con 4 gavetas
Hace muchos años los documentos se guardaban aplicándose uno sobre otro de forma libre algunas veces eran colocados sobre un clavo conocido como espigón así surgió el archivo vertical que consiste en la colocación de los papeles sobre un extremo y dentro de una carpeta sostenidas por guías

Capacidad de las gavetas el espacio utilizado en la mayoría de las gavetas eun archivador de correspondencia es de 26 pulgadas desde la parte delantera hasta la trasera la capacidad máxima es de 5000 documentos incluyendo las guías y las carpetas necesarias sin embargo para su funcionamiento se a mas eficiente es mejor no colocar mas de 4000 documentos

Titulo para las gavetas de un archivador con fin de que se pueda identificar rápidamente su contenido de cada gavetadebe de estar rotulada en la parte delantera del archivador hay un porta rotulo llamado marbete

Guías
Las guías son de cartón o fibra claramente rotuladas con el fin de facilitar la localización de los documentos y lo bastante flexibles para evitar que se rompan o que se quiebren 1º dividen la gaveta en secciones claramente rotuladas con el fin de facilitar la localización de documentos poreso se dice que sirven como pestañas 2º sostiene los documentos dentro la gaveta evitando que se arranquen

Conformación de expediente
Respondencia enviada
Respondencia recibida
Respondencia interna
En una empresa los encargados de recibir o enviar son los asistentes ejecutivos o secretaria teniendo la siguiente función
1 recibir o elaborar eldocumento
2 registrar y sellar la información
3ºleerla para verificar que sea dela oficina
4º jerarquizarla si la persona puede contestar o su jefe
5ºcontestar y mecano9grafiar la correspondencia buscar los expedientes correspondientes revisar antes de asarla a firma separar sacar copias y repartirlas
Carpetas
Las carpetas para el expediente están echas de cartulina o cualquier materialduro tiene una pestaña en pestaña parte superior para anotar datos diferentes ala documentación que conserva las hay en tamaño carta o oficio para la elaboración de títulos de expedienta se utilizan cintas de papel engomado etiqueta sugerencias de elaboración
1º titulo de expediente debe empezar en el 3º espacio del borde izquierdo del membrete
2º deberá iniciar en el mismo lugar todos losexpedientes colocando en la pestaña para facilitar la lectura su lo0caluzacion y mejorar la apariencia dentro de la gaveta
3ºla palabra del titulo debe escribirse a maquina

Reglas de clasificación alfabética
Los documentos se identifican por sus títulos este capitulo presenta los títulos presenta las reglas para determinar los títulos correctos para que se rotularan la
Las reglas paraclasificar utilizan los términos con los que debemos familiarizar: alfabetizar y unidad
Alfabetizar es ordenar los nombres de acuerdo con la secuencia alfabética de sus letras
López, pardo y vega
Unidad que se denomina cada palabra que forma parte de un titulo inicial, abreviaturas, letras separadas el nombre Ricardo T Suarez contiene 3 unidades
(1)Ricardo (2) T (3) Suarez
Las reglas sedividen en 3 grandes grupos
1ºnombres de personas
2º nombres de compañías, instituciones, sociedades
3º nombres de de bancos, escuelas, instituciones gubernamentales
Reglas para clasificar nombres de individuos
Los nombres se clasifican alfabéticamente comparando la 1º unidad de cada nombre letra por letra. la2º1 unidad se tiene en cuenta solamente cuando la primera es idéntica ala otra las3º unidades se consideran solamente cuando tanto las primeras como las segundas son identificadas y así sucesivamente
El nombre ee3 una persona se divide en nombre e pila y apellidos

3º si antes de apellido se toma como parte del nombre de pila

4º si el apellido es igual en varios nombres la siguiente letra o palabras nos servirá de base para ordenar

5º si antes de apellido...
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