Como dinamizar reuniones

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COMO DINAMIZAR LAS REUNIONES

COMO OBTENER EL MAXIMO DE LAS REUNIONES

A pesar del miedo que tenían hace años algunas personas de que en el futuro hubiera cada vez menos reuniones cara a cara, en la actualidad se siguen celebrando reuniones en todas las empresas, y además en cantidades enormes que no disminuyen. Muchas personas contemplan las reuniones como una pérdida de tiempo; otras lasven como una manera improductiva de pasar el tiempo. Algunas personas tienen tanta aversión a las reuniones que se sienten estresados y llenos de ansiedad en cuanto saben que tendrán que asistir a una.

La reunión típica se convoca para que una persona comunique una información a muchas personas. Lo ideal es que las personas asistentes reflexionen acerca de lo que han escuchado, se les ocurranunas cuantas grandes ideas, y lleven a cabo acciones valientes y decisivas para satisfacción de la persona que convocó la reunión. Como todos sabemos, esto casi nunca ocurre.

En lugar de ello, la gente se agolpa en la sala de reuniones, y escucha algo nuevo que tendrán que hacer o aprender o comunicar a otros. La mayor parte de lo que escuchan es rápidamente olvidado. Sea lo que sea, lo que sesupone que tienen que hacer a raíz de la reunión, rara vez se hace a tiempo ni de la manera que había esperado el organizador de la reunión. ¡Tiene que haber una forma mejor!

CONSEGUIR QUE LA GENTE PARTICIPE
Un modo mucho más eficaz de dirigir una reunión consiste en provocar la participación, antes de que empiece la reunión, de aquellos que formarán parte de ella. Un gerente debería emplear de 2a 4 minutos en hablar con las personas que asistirán a la reunión para prepararles para lo que tendrá lugar. En ese momento, el gerente podrá atender a sus ideas sobre lo que van a sacar de la reunión, y convertirlos en compañeros en vez de en sujetos.

En el caso de grupos que ya se han reunido antes, el animador de la reunión podría hacerle otro tipo de preguntas a los participantes, previasa la reunión, tales como:

-¿Qué tipo de cosas han funcionado bien para usted en anteriores reuniones?

-¿Cómo podemos proceder de modo que todos se impliquen?

-¿Qué le gustaría obtener de esa reunión?

Este tipo de preparación puede sonarle a trabajo extra a la persona que convoca la reunión. Sin embargo, considere que las reuniones no se celebran con el propósito de que la gente sereúna; se celebran (presumiblemente) para conseguir algún objetivo que merezca la pena. Si la discusión previa con los participantes sobre el modo de sacar mayor partido de la futura reunión en sí misma llevará seguramente menos tiempo, con el resultado de una mayor participación y, con suerte, un mayor progreso hacia el objetivo deseado. ¡Esto es gestión del tiempo de verdad!

Consejo.- Aunque aalgunos organizadores les horroriza la idea de entrevistar a los participantes de una reunión antes de la misma, a los participantes les entusiasma esta práctica. Les hace sentir que su aportación significa algo.

El hecho de entrevistar a los asistentes antes de la reunión, le proporciona una pista al organizador de la reunión para saber cómo proceder exactamente:

-Puede elaborar un programaque se centre en los temas considerados importantes por el grupo.

-Los elementos del programa se pueden ordenar de manera que se dirijan hacia la consecución de los objetivos del grupo.

-Cuando los participantes reciben el programa por adelantado, se hacen una idea de cómo y cuándo pueden contribuir mejor a la reunión.

-Es más probable que la reunión siga según lo programado, acabe atiempo, y anime a los participantes para que sean más entusiastas ante la siguiente reunión.

EMPEZAR LA REUNION A TIEMPO
Cuando los participantes se interesan por el objetivo de la reunión, tienden a llegar a tiempo. Cuando reciben el programa por adelantado citando la hora exacta del inicio, tienen otro indicador más de la importancia de estar ahí a tiempo. Como director de la reunión, si...
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