Como llevar contabilidad de minas

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Por: actualicese.com
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Publicado: 27 de Mayo de 2009

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En muchas ocasiones se puede dar el caso de que al tener que corregir una imputación o codificación contable la corrección sólo se hace en el Software de contabilidad pero se olvida volver a corregir la imputación que se había hecho en el cuerpo del soporte contable.

En lanorma del Artículo 124 del Decreto 2649 de 1993 se lee actualmente lo siguiente:

“ART. 124.—Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente.

Dichos comprobantes deben prepararse con fundamento en los soportes, porcualquier medio y en idioma castellano (§ 0206).

Los comprobantes de contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado.

En ellos se debe indicar la fecha, origen, descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento.

La descripción de las cuentas y de lastransacciones puede efectuarse por palabras, códigos o símbolos numéricos, caso en el cual deberá registrarse en el auxiliar respectivo el listado de códigos o símbolos utilizados según el concepto a que correspondan.

Los comprobantes de contabilidad pueden elaborarse por resúmenes periódicos, a lo sumo mensuales.

Los comprobantes de contabilidad deben guardar la debida correspondencia con losasientos en los libros auxiliares y en aquel en que se registren en orden cronológico todas las operaciones”

(los subrayados son nuestros)

Como se ve, dicha norma indica que en los comprobantes mensuales de contabilidad (por ejemplo el comprobante de ingresos, el comprobante de egresos, el comprobante de notas de contabilidad, etc.) se hace necesario que queden incluidos los códigos y nombresde las cuentas afectadas con las operaciones que están respaldadas con los soportes que se le adjuntarían a dichos comprobantes.

Y en la mayoría de las empresas, en cada uno de esos soportes contables que respaldan a los comprobantes de contabilidad (ver Artículo 123 del Decreto 2649 de 1.993) también se deja la huella de cuáles fueron los códigos de las cuentas que se afectaban con laoperación contable (lo anterior porque los digitadores de la empresa van digitando uno a uno dichos soportes contables).

Si hay que cambiar el registro, se debe cambiar el soporte y no sólo el registro en el Software

Ahora bien, lo que hoy queremos destacar es que, como lo dice el último inciso del artículo 124 antes citado, es necesario que entre los comprobantes de contabilidad y los asientos enlos  libros auxiliares exista la debida correspondencia.

Y es que en muchas ocasiones se ha dado el caso de que al tener que corregir una imputación o codificación contable, en esos casos normalmente sucede que la corrección solo se hace en el Software Contable pero se olvidan de volver a corregir la imputación contable que se había hecho en el cuerpo del soporte contable y del respectivocomprobante de contabilidad.

En esos casos, cuando alguna entidad o persona efectúa posteriores auditorías a los documentos y a lo que dicen los registros auxiliares y libros oficiales de la contabilidad, se puede encontrar con que los soportes y comprobantes de contabilidad dicen una cosa pero el Software contable de la empresa muestra otra.

Esa situación conllevaría a que no se pudiera conocercon certeza cuál de los dos elementos de la contabilidad (si el soporte o el Software) es el que tiene el error. Y lo delicado es que para esa fecha ya no esté en la empresa la persona que originalmente hizo los respectivos registros.

Por lo anterior, siempre que se haga necesario efectuar alguna corrección a la imputación o codificación de las cuentas contables que se afectan en una...
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