como organizar un evento

Cómo organizar un evento
Organizar un evento puede parecer una tarea increíblemente abrumadora. Y efectivamente puede serlo si no se cuenta con la organización y planificación necesaria. Bueno, en este artículo abordaremos precisamente eso, desde los meses de preparación previos hasta cómo mantener la calma el mismo día del evento.
Parte 1 de 4: Planificarlo con antelación
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Determinael objetivo del evento. Tener en mente una o dos frases te ayudará a llevar el evento en la dirección correcta. ¿Planeas realizarlo para educar a tu comunidad?, ¿para persuadir a potenciales contribuyentes con el fin de obtener fondos?, ¿para homenajear a una persona o grupo en específico? Limita tu objetivo lo más que puedas. Lo que sea que vayas a hacer (ya sea para educar, persuadir, homenajear,etc.), ¿por qué lo haces?
Piensa en ello como tu principal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!

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ncipal misión. Tu esquema para el éxito. Cuando sepas exactamente lo que quieres hacer, ¡te será más fácil llevarlo a cabo!
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Establece metas. ¿Qué es exactamente lo que quieres lograr? No se trata dela cantidad de personas que quieres que asistan, tampoco del hecho de que en verdad se llevará a cabo el evento; ¿qué quieres obtener de todo esto? ¿5 personas para que formen parte de tu organización?, ¿una recaudación de $ 1000?, ¿un cambio de mentalidad?, ¿que la gente se entusiasme?
Piensa en las tres cosas más importantes que te gustaría que ocurran como resultado de este evento y piensa enellas haciéndose realidad. Quizás tu objetivo sea financiero, social y personal. ¡Depende de ti!

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Reúne voluntarios. Es necesario contar con un buen equipo que posea distintas habilidades. Ellos pueden ayudarte con diversas tareas tales como la preparación de programas y presupuestos, la creación de invitaciones y carteles, recepción de los invitados y con la limpieza al término del evento.En otras palabras, ellos pueden ayudarte a terminar el trabajo. Asimismo, si es posible, ¡consigue voluntarios de confianza!
Asegúrate de que los miembros de tu equipo y supervisores “estén al tanto” de tus planes. La colaboración puede facilitarte mucho el trabajo. Así que cuando les pidas ayuda, infórmales desde el principio todas tus expectativas con respecto a ellos y a su nivel departicipación.
Si no te es posible encontrar voluntarios, ¡contrata a un equipo! Todo depende del tipo de evento que organices. El lugar donde lo realices podría proporcionarte un equipo de trabajo o puedes solicitar los servicios de una agencia de empleos externa.

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Prepara un presupuesto. Debes incluir todos los posibles gastos, los ingresos, los patrocinadores e incluso los gastos supeditados. Si norealizas un presupuesto, terminarás con una gran cantidad de facturas sin pagar, una billetera vacía y sin tener idea de lo que sucedió. ¡Sé realista desde el principio para evitar sorpresas inesperadas el día del evento!
Encuentra maneras de reducir los costos. ¿Puedes conseguir personal que trabaje gratis? ¿Consideraste conseguir un lugar más económico para tu evento (como la casa de un amigo)?Recuerda: una fiesta pequeña y sencilla que salga bien siempre será más impresionante que una ostentosa que termine siendo un fiasco.
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Decide el lugar y la hora para tu evento. Esto es lo más importante al momento de organizar un evento. ¿Qué hora y qué lugar hará que la gente diga “Sí, ¡claro que asistiré!”? Deberá ser una hora en la que todos estén disponibles y un lugar al que todos puedanllegar. ¡Además tiene que ser algo que puedas reservar!
Revisa el calendario de tu comunidad y considera el tipo de público que invitarás. Si tu objetivo es invitar a un grupo de amas de casa, realizar el evento durante el día y en el vecindario es tu mejor opción (¿quizás con algún servicio de cuidado de niños incluido?). Por otro lado, si tu objetivo son estudiantes, realiza el evento de...