Como reunirse sin perder miserablemente el tiempo

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Como reunirse sin perder miserablemente el tiempo

No importa donde y quienes hagan los estudios, el resultado siempre es el mismo: las reuniones ocupan el porcentaje máximo en el tiempo que los directivos dedican a su trabajo. Muchos las acusan de ser una verdadera pérdida de tiempo, mientras otros aseguran que la solución no está en eliminarlas, sino en hacer que cumplan su verdadera funcióncomo fuente de inteligencia colectiva. El autor presenta un enfoque eminentemente participativo acerca de cómo planear y efectuar las reuniones y aporta numerosas ideas para impedir que sean "muchas, largas e inútiles". Todo esto a partir de una idea central, "si puede evitar celebrarla, no la celebre".

PALABRAS CLAVES: Habilidades gerenciales, reuniones, juntas, enfoque participativo, dinámicade grupos, equipos.

MITOS Y REALIDADES DE LAS REUNIONES

Una historia de horror

El teatro estaba lleno. Todos los profesores habían sido convocados para discutir con amplitud modificaciones a la organización docente. En la mesa presidencial, los dirigentes principales de la facultad. Al fondo, a mano izquierda estaban sentadas tres profesoras extranjeras, que tampoco habían escapado alinclemente reclamo de la citación.

El que presidía el debate expuso las modificaciones que se pensaban introducir y dijo que se traían a discusión para lograr el enriquecimiento de las ideas, sobre todo de aquellos que debían aplicarlas.

Desde el punto de vista de las intervenciones la reunión fue buena. Muchos profesores hablaron, algunos más de una vez. Hubo acuerdos, desacuerdos,contradicciones, reclamos y todo lo demás, pero entre esa maraña de criterios se iba perfilando con claridad que la propuesta original tenía varios puntos flojos y algunos casi inaceptables. Consumidas ya unas tres horas, habían aparecido dos o tres proposiciones diametralmente opuestas a la original y se discutía como hacer de ellas una sola.

De manera contraria a lo esperado, el que dirigía la reuniónse veía cada vez mas preocupado o mejor dicho alarmado. A veces consultaba con los restantes miembros de la presidencia, pero no por ello dejaba de conducir con eficiencia el debate. Al fin se decidió a hacer una intervención "aclaratoria", según dijo.

Explicó que la discusión había sido muy buena y que una vez más había prevalecido el necesario espíritu crítico, pero que quizás no se habíacomprendido bien el propósito de la discusión, por lo que era necesario evitar desgastarse por gusto. Añadió que la propuesta original ya había sido vista con el Rector, que este la había aprobado y que la resolución correspondiente estaba al salir por lo que no procedían modificaciones. Que no obstante él había tomado notas de todo lo dicho y que... (en este punto el rumor no dejaba oír).

Lastres profesoras extranjeras se levantaron a sugerencias de una de ellas. Mientras se alejaban, la que parecía de mayor edad dijo en su maltratado español: "Están locos, definitivamente locos".

¿Quien es el villano?

Historias como estas otorgan a las reuniones su fama de cosa maldita, y de distorsionadora de la organización. Un profesor amigo mío no cesa de declarar que las reuniones son "laforma más eficiente de perder tiempo y dinero" y acompaña tal afirmación con estadísticas y anécdotas que dan que pensar.

En muchos casos lo que se trata es de diluir la responsabilidad entre un grupo de individuos, poder afirmar que el asunto se discutió con todos antes de ser elevado, llevar una idea preconcebida y oír a los demás pero sin escuchar realmente, buscar respaldo o simplementecumplir el sagrado rito de reunirse.

Muchos colegas piensan que las reuniones son realmente un quitatiempo. Respeto mucho esas opiniones pero pertenezco al grupo de los que opinan lo contrario. Creo que el hecho de que las reuniones se identifiquen como el mayor consumidor de tiempo no implica automáticamente que sean tiempo perdido.

Es una actividad legítima que resulta insustituible para el...
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